كيفية إعداد تقرير مالي لاجتماع مجلس الإدارة

اعتمادًا على اللوائح الداخلية للشركة ومتطلبات مجلس الإدارة ، يمكن أن يكون التقرير المالي في اجتماع مجلس الإدارة بسيطًا مثل تأكيد من جملة واحدة على أن المنظمة على أساس سليم ماليًا أو يمكن أن يتضمن سلسلة من المستندات المالية التفصيلية. سيساعدك فهم الطرق المختلفة لإعداد وتقديم التقارير المالية أثناء اجتماعات مجلس الإدارة على أداء دورك كأمين صندوق لمجلس الإدارة أو إنشاء قواعد لاجتماعات مجلس الإدارة لشركة جديدة. غالبًا ما يكون وجود مجموعة شاملة من التقارير المالية المعدة والمتاحة لأعضاء مجلس الإدارة جزءًا من العناية الواجبة لأمين الخزانة في كل من الشركات غير الربحية والربحية.

تقرير مفصل

إذا كان مجلس إدارتك يتطلب معلومات مفصلة عن كل اجتماع ، أو يتطلب تقريرًا شاملاً لاجتماع نهاية العام ، فستحتاج إلى إعداد مجموعة متنوعة من التقارير المالية. قد تحتاج إلى إعداد مقارنات من سنة إلى أخرى لميزانيات الشركة والميزانيات العمومية وبيانات الأرباح والخسائر والإقرارات الضريبية وميزانيات الأقسام. الميزانية العمومية هي قائمة بأصول وخصوم الشركة ، والتي تُظهر صافي ثروة المؤسسة. يوضح بيان الربح والخسارة الأداء المالي للمؤسسة بناءً على عملياتها التجارية. تُظهر مقارنات الميزانية الفرق بين التوقعات السنوية والأداء الفعلي. تقدم بعض المنظمات نسخًا من هذه التقارير مسبقًا حتى يتمكن أعضاء مجلس الإدارة من فحصها وطرح الأسئلة.تقدم المجالس الأخرى تقارير مالية مفصلة وتمنح أعضاء مجلس الإدارة عدة دقائق خلال اجتماع مجلس الإدارة لقراءتها قبل أن يعطي أمين الصندوق ملاحظات شفهية ويفتح المجال للأسئلة.

بيان بسيط

على عكس التقارير المفصلة ، قد تطلب مجالس المنظمات الصغيرة أن يكون تقرير أمين الصندوق بمثابة إعلان بسيط عن الوضع المالي للمؤسسة. قد يكون البيان محدودًا مثل ، "الشركة قادرة على الوفاء بها وعلى أساس مالي سليم". يحدث هذا النوع من التقارير عندما يكون لدى الشركة إشراف ورقابة صارمة على مواردها المالية ، مثل أمين صندوق نشط ومدير أعمال ولجنة مالية. مع وجود كل هذه الضوابط والتوازنات ، فضلاً عن إتاحة الفرصة لأعضاء مجلس الإدارة الفرديين لطلب نسخ من السجلات المالية ، يمكن لمجلس الإدارة تلبية متطلبات العناية المعقولة في عمليات الشركة. هذا أمر أكثر شيوعًا في مؤسسة غير ربحية صغيرة منه في شركة كبيرة ذات أصول كبيرة.

تقرير الرصيد

يعد إعداد التقارير أمرًا بسيطًا ومباشرًا في بعض الشركات: بعض تقارير أمين الصندوق هي مجرد تلاوة بسيطة للرصيد البنكي للشركة في وقت اجتماع مجلس الإدارة السابق ، والرصيد الحالي والفرق. يحدث هذا في الشركات الصغيرة جدًا ، مثل المنظمات غير الربحية ذات النشاط المالي القليل. قد يُدرج أمين الخزانة تعليقًا حول سبب زيادة الرصيد أو تصغيره ، مثل ، "لقد حققنا ربحًا قدره 3000 دولار من خلال جهة جمع التبرعات لدينا" ، أو "لقد دفعنا نفقات اجتماعنا السنوي الشهر الماضي". يُبقي هذا النوع من التقارير مجلس إدارتك على اطلاع دائم ، ولكنه لا يساعد في تثقيف أعضاء مجلس الإدارة وجعلهم شركاء أكثر قيمة ، كما يشير روب باتارلا ، المدير المالي لجمعية العلاج الطبيعي الأمريكية ، الذي يكتب لموقع الويب الخاص بالجمعية الأمريكية للمديرين التنفيذيين للجمعية.يقترح برطلة تقديم المزيد من التفاصيل وشرح النقاط الرئيسية.

تقرير الأداء الدوري

تتضمن بعض التقارير المالية لاجتماعات مجلس الإدارة مراجعة للأداء المالي للمؤسسة منذ آخر اجتماع لمجلس الإدارة. إذا اجتمع مجلس الإدارة كل ثلاثة أشهر ، فسيتألف التقرير من قائمة بالرصيد المصرفي للمؤسسة في وقت الاجتماع الأخير وإجماليات الإيرادات والمصروفات خلال الفترة والرصيد المصرفي الحالي. قد يقوم أمين الخزانة بتضمين بيان مكتوب أو شفهي موجز يسلط الضوء على أي مبالغ كبيرة للدخل أو النفقات ، على غرار ما يحدث عندما يقدم أمين الصندوق تقريرًا عن الرصيد.