إرشادات لتطوير طلب تقديم العروض

توفر طلبات تقديم العروض المعلومات التي يحتاجها البائعون والموردون لديك لتقديم عرض وعطاء لمشروعك القادم. التفاصيل مهمة عند كتابة RFP. كلما زادت التفاصيل ، زاد احتمال أن يلبي واحد أو أكثر من طلبات تقديم العروض احتياجاتك. قبل البدء في كتابة طلب تقديم العروض ، قم بإعداد مخطط تفصيلي لجميع المعلومات التي ستحتاج إليها.

بعض المعلومات الأساسية

قدم معلومات أساسية عن شركتك ، بما في ذلك التاريخ أو المنتجات أو الخدمات والإحصاءات ونقاط القوة والضعف والتركيبة السكانية. يوضح بيان الغرض نوع المنتج أو الخدمة التي تحتاجها شركتك ولماذا. تابعها بمعلومات عن أهداف المشروع واشرح كيف ستلبي هذه الأهداف حاجة معينة في شركتك. يساعد قسم حول أصحاب المصلحة الذين سيستفيدون من المشروع ، بما في ذلك حجم المجموعة أو الخصائص الخاصة ، كتاب المقترحات على فهم كيف يتناسب المشروع مع العمل الذي تقوم به شركتك.

ماتريد

حدد المخرجات التي يجب تضمينها في الاقتراح. على الرغم من أهمية تضمين المخرجات الملموسة ، مثل 20 محطة عمل جديدة ، فلا تنس الأشياء غير الملموسة. تشمل التسليمات أيضًا توقعاتك بشأن كيفية مساعدة المنتج أو الخدمة الجديدة لشركتك. على سبيل المثال ، إذا كانت شركتك تختار شركة لتوفير برامج مخصصة ، فقد يشير أحد التسليم إلى أن البرنامج يجب أن يسمح بالترحيل السلس للبيانات من نظامك القديم. إذا لم يكن لديك مخرجات محددة وتبحث عن أفكار لحل مشكلة أو حاجة ، فاستخدم هذا القسم لتطلب من البائعين تقديم حلولهم الخاصة.

متطلبات المشروع

يحتاج البائعون إلى أكبر قدر ممكن من المعلومات لتقديم مقترحات دقيقة. دعهم يعرفون متى تتوقع أن يبدأ المشروع وينتهي ، وحجم ميزانيتك ، وتفاصيل الفواتير والحوافز أو العقوبات. يمكنك أيضًا تضمين التواريخ المستهدفة لإكمال كل مرحلة من مراحل المشروع ، وتعيين معايير الأداء ووصف كيف ستراقب تقدم المورد. إبلاغ البائعين بأي متطلبات خاصة. قد تطلب من البائعين اتباع نفس النوع من ممارسات التوظيف التي تتبعها شركتك أو وكالتك أو قد تطلب منهم امتلاك تراخيص مهنية معينة.

أنت فائز

اشرح ما يحتاج البائعون فعله لتقديم عرض في قسم التنسيق. يعد مخطط الأقسام المطلوبة مفيدًا ، وكذلك دليل الأسلوب إذا كنت تطلب مقترحات بتنسيق أو خط معين. قدم معلومات بشأن من يجب تقديم الاقتراح والموعد النهائي لتقديم العروض. كجزء من الاقتراح ، قد تطلب من الشركات تقديم تفاصيل أساسية ، مثل تاريخ الشركة ، والمديرين ، والمراجع ، والخبرة في مشاريع مماثلة ، ومعلومات عن الفريق الذي سيعمل على مشروعك. قم بإنشاء قسم معايير التقييم للسماح للبائعين بمعرفة كيفية اختيار العرض الفائز ومتى سيتم إعلامهم إذا تم اختيارهم.