ماذا يحدث عندما تنهار الضوابط الداخلية في الشركة؟

يمكن أن تكون عواقب انهيار الضوابط الداخلية واسعة النطاق وخطيرة. تحمي الضوابط الداخلية من عدد من المشاكل المحتملة التي يمكن أن تؤثر على الربحية أو حتى على بقاء الشركة على المدى الطويل. إذا تم التحايل على أحد الضوابط الداخلية أو أصبح غير فعال ، فإن أي عنصر تم تصميمه للحماية منه يمكن أن يحدث.

الضوابط الداخلية

الضوابط الداخلية هي العمليات والسياسات التي تستخدمها الشركة للتأكد من أن عملياتها فعالة وكفؤة ، وأن تقاريرها المالية دقيقة وكاملة وأن الشركة تمارس أعمالها وفقًا لجميع اللوائح والقوانين ذات الصلة. يمكن وضع الضوابط الداخلية من قبل مجلس الإدارة أو مالكي الشركة ومديريها ، ويتم إنفاذها من قبل كل من يشارك في عمليات الشركة. تم تصميم بعض الضوابط لمنع المشاكل ، والبعض لاكتشافها والبعض الآخر لإصلاح المشاكل الموجودة.

الفعالية والكفاءة

يمكن أن تشمل الضوابط التي تهدف إلى ضمان كفاءة وفعالية عمليات الشركة عمليات مصممة لتقليل الهدر ووقت التوقف عن العمل. إذا تعطلت هذه الضوابط ، فقد تصبح عمليات الشركة غير فعالة. على سبيل المثال ، إذا توقف مركز الاتصال عن تتبع الأرقام بانتظام مثل متوسط ​​الوقت الذي يقضيه كل مكالمة ونسبة الإغلاق ونسبة زيادة البيع ، فقد يبدأ المشغلون في قضاء الكثير من الوقت في كل مكالمة ، وإغلاق عدد قليل جدًا من المكالمات وإهمال البيع الزائد. قد يصبح مركز الاتصال غير مربح.

الموثوقية المالية

الضوابط الداخلية التي تهدف إلى ضمان موثوقية السجلات المالية تشمل استخدام عمليات التدقيق الداخلي والتفتيش المفاجئ والفصل بين الواجبات المالية. إذا تجاوز المدير الضوابط وألغى التدقيق الداخلي لتوفير الوقت أو المال ، فقد لا يتم اكتشاف عملية احتيال. يمكن للموظفة غير النزيهة أن تقرر الاستفادة من الافتقار إلى الرقابة وارتكاب عملية احتيال لم تكن ستحاولها حتى لو كانت الضوابط موجودة. يمكن أن تتعطل عناصر التحكم أيضًا إذا عمل الأشخاص معًا للالتفاف عليها. على سبيل المثال ، يمكن للشخص المسؤول عن الموافقة على النفقات أن يتواطأ مع الشخص المسؤول عن طباعة الشيك للالتفاف حول الفصل بين الواجبات والسرقة من الشركة.

الالتزام

يمكن أن تكون الضوابط الداخلية التي تهدف إلى ضمان الامتثال التنظيمي أو القانوني هي الأهم بالنسبة للشركة ، حيث يمكن أن يؤدي انتهاك القوانين أو اللوائح إلى غرامات كبيرة أو دعاوى قضائية أو حتى تهم جنائية. على سبيل المثال ، قد يُطلب من منشأة منزلية جماعية بموجب القانون إجراء قوائم جرد دورية لجميع الأدوية الموجودة في المبنى. إذا تعطلت عملية التحكم هذه ، فقد تُفقد الأدوية أو تُسرق. يمكن تغريم الشركة المسؤولة عن المنزل الجماعي أو مقاضاتها ، خاصة إذا مرض العميل بسبب عدم وجود الأدوية الخاصة به.