تحديات التواصل عبر البريد الإلكتروني للأعمال

يتواصل مديرو الأعمال اليوم بانتظام مع موظفيهم وعملائهم وأصحاب المصلحة الآخرين عبر البريد الإلكتروني. في حين أن اتصالات البريد الإلكتروني سريعة ويمكن إرسالها من جهاز كمبيوتر أو هاتف أو أي جهاز محمول آخر بسهولة ، فإن المديرين ينتقدون البريد الإلكتروني للتحديات التي يمثلها الوسيط في الشركات الكبيرة والصغيرة.

تأثيرات

إن إرسال رسالة بريد إلكتروني لا يشبه إرسال مظروف مختوم من خلال الخدمة البريدية. الاتصالات على الورق أقل احتمالا أن يقرأها شخص ليس المقصود بالرسالة. هذا ليس صحيحًا مع البريد الإلكتروني ، والذي يمكن للمستلم إعادة توجيهه إلى من يختار. التحدي الذي يواجه أي رجل أعمال هو التفكير بوضوح في محتوى رسالة البريد الإلكتروني التي هو على وشك إرسالها والعواقب غير المقصودة للمعلومات التي ينتهي بها الأمر في علبة البريد الخطأ.

الإطار الزمني

في بعض الأحيان يتم انسداد رسالة البريد الإلكتروني في "النظام" ولا يتم تسليمها لساعات أو أحيانًا حتى أيام من وقت إرسالها. تتوقع تسليمًا فوريًا تقريبًا ، لكن هذا ليس هو الحال دائمًا. يمكن لختم التاريخ والوقت الدقيق أن يخفف جزءًا من هذه المشكلة. ولكن من المهم أيضًا التفكير في المنطقة الزمنية التي يوجد بها خادم البريد ومدى مقاومة آلية الإرسال.

الاعتبارات

تم تصميم البريد الإلكتروني لتحسين الاتصالات من خلال جعلها أسرع وأكثر دقة. لكن طباعة رسائل البريد الإلكتروني على طابعة الشركة يتعارض مع هذا الغرض. إن المكتب "غير الورقي" بعيد المنال إذا أصر عدد كبير جدًا من الموظفين على الاحتفاظ بالملفات الورقية لجميع رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها أو يستقبلونها.

تحذير

جعل البريد الإلكتروني من السهل أن تكون كسولًا. على الرغم من وجود كفاءات واضحة يمكن اكتسابها باستخدام البريد الإلكتروني ، تأكد من أن فريق المبيعات الخاص بك لا يستخدم البريد الإلكتروني كعكاز. لا يوجد شيء مثل الاجتماع الشخصي الدافئ لإغلاق عملية بيع أو تقديم عرض مقنع لعميل محتمل.

انسايت الخبراء

تمامًا كما يحتاج موظفو المبيعات إلى أن يكونوا شخصيًا أمام العملاء ، يحتاج المديرون أيضًا إلى أن يكونوا على اتصال شخصي مع الموظفين ، كما يشير شون سميث من Next Level Consulting ، وهو مستشار مقره نيويورك للأعمال المتنامية. من السهل جدًا على المديرين الجلوس في المكاتب المغلقة وموظفي البريد الإلكتروني دون التحدث معهم بشكل فردي. حتى رسائل البريد الإلكتروني الأكثر إيجازًا ستحتاج إلى توضيح من قبل بعض الموظفين.