كيفية إدارة وتدقيق بطاقات مشتريات الشركات

يحظر المبدأ المحاسبي رقم 1 المقبول بشكل عام على أصحاب الأعمال الصغيرة المزج بين الأموال الشخصية والتجارية. تعد بطاقات الشراء الخاصة بالشركات - والتي غالبًا ما تكون بطاقة ائتمان تجارية للشركات الصغيرة - حلاً يوفر مزايا تتجاوز ضمان التزام الشركة بإرشادات GAAP. تعد سياسة إدارة بطاقات الائتمان الصارمة وعمليات التدقيق المنتظمة والعشوائية أمرًا حيويًا لضمان أن يظل إصدار بطاقات الائتمان أو الشراء قرارًا تجاريًا ذكيًا.

تنفيذ الضوابط الوقائية

كلما زادت سيطرة الشركة على ما يمكن للموظفين شراؤه وما لا يمكنهم شراؤه باستخدام بطاقات الائتمان ، كان من الأفضل للأعمال التجارية إدارة معاملات بطاقات الائتمان. ابدأ بوضع ضوابط تثني الموظفين عن محاولة استخدام بطاقة العمل للاستخدام الشخصي. اعمل مع شركة بطاقات الائتمان لعدم السماح بمعاملات السلف النقدية والمشتريات في بعض الشركات ، مثل متجر الخمور أو متجر الملابس أو السينما. ضع حدًا للإنفاق الشهري لكل بطاقة بناءً على توقع معقول لما قد ينفقه الموظفون عادةً وفقًا لأدوارهم وواجباتهم. ارجع إلى فحص الخلفية الجنائية قبل التوظيف أو فكر في إجراء فحص للخلفية قبل إصدار أي موظف جديد أو حالي بطاقة ائتمان للشركة.

تثقيف الموظفين

ضع توقعات واضحة من خلال سياسة بطاقة ائتمان مكتوبة ووفر تدريبًا رسميًا للموظفين قبل إصدار بطاقات الائتمان لهم ، بالإضافة إلى التدريب التنشيطي السنوي. يجب أن تحدد سياسة بطاقة الائتمان من هو المؤهل للحصول على بطاقة ائتمان الشركة ، وتحديد المسؤوليات المرتبطة باستخدام البطاقة وتحديد الخطوط العريضة لسياسة العمل فيما يتعلق بإساءة استخدام بطاقة الائتمان. يمكن أن تنص إرشادات الأهلية ، على سبيل المثال ، على أن الموظف الذي يمتلك بطاقة يجب أن يسلمها إذا تم وضع الموظف في برنامج إجراءات تصحيحية لسبب متعلق بالأداء. يمكن أن تشمل المسؤوليات تفويض الشراء وتحديد عملية تسليم إيصال بطاقة الائتمان. قدم لكل موظف نسخة من السياسة واطلب من كل موظف التوقيع للحصول على بطاقته بعد اكتمال التدريب الأولي أو التنشيطي.

مراجعة الحساب الشهرية

قم بإجراء تدقيق شهري لاستخدام بطاقة الائتمان عن طريق تسوية بيانات بطاقة الائتمان الشهرية فور استلامها. تحقق من رصيد كل بطاقة وقارن الإيصالات التي يتسلمها الموظفون مع تلك الموجودة في بيان بطاقة الائتمان. ركز بشكل خاص على التاريخ والوقت والعنصر أو العناصر المشتراة وما إذا كان قد تم الإذن بالشراء. بعد تسوية كل حساب فردي ، قم بإنشاء تقرير شهري يحدد اتجاهات الإنفاق والمبالغ التي يتم إنفاقها وفقًا للتاجر وأي علامات حمراء قد تشير إلى محاولة الاحتيال على بطاقة الائتمان.

تدقيق استقصائي

تحقق من أي معاملات غير عادية أو عالية القيمة أو غير مصرح بها تم الكشف عنها في تدقيق حساب شهري من خلال إجراء تدقيق استقصائي. في بعض الحالات ، قد يتطلب ذلك من الموظف فقط تقديم شرح أكثر تفصيلاً للمعاملة أو السبب وراء الشراء التجاري. في حالات أخرى ، مثل عندما يُشتبه في انتهاك أحد الموظفين لسياسة بطاقة الائتمان ، قد يكون من الضروري إجراء تدقيق أكثر تفصيلاً. يبدأ التدقيق المفصل أو التحقيق في الاحتيال بتحديد من طلب أو أذن بالمعاملة وجمع المعلومات مثل الموقع الحالي للعنصر. بعد ذلك ، قم بإجراء مقابلة مع الموظف حامل البطاقة ، ومشرف القسم ، وإذا أمكن ، البائع أو التاجر للحصول على مزيد من التفاصيل حول الشراء.