كيفية عقد اجتماع مع المساعدات البصرية

يمكنك إشراك الموظفين والعملاء بشكل فعال في الاجتماعات من خلال توفير وسائل مساعدة بصرية لإظهار نقاطك وتركيز انتباههم. من الصعب على أي شخص أن يظل مهتمًا إذا كان الاجتماع يتكون من شخص واحد يلقي محاضرة مطولة حول موضوع واحد. بدلاً من ذلك ، اعرض الصور ، مثل الرسوم البيانية ، على شاشة أو وزع منشورات لافتة للنظر للحفاظ على تركيز جمهورك.

1

اكتب جدول أعمال الاجتماع ، وحدد بوضوح كل موضوع سيتم تغطيته أو تقديم كل عرض تقديمي. أرسل جدول الأعمال بالبريد الإلكتروني إلى الحضور قبل يوم أو يومين مقدمًا واحصل على نسخ ورقية لتوزيعها في بداية الاجتماع. سيساعد جدول الأعمال على إبقاء الاجتماع على المسار الصحيح.

2

قم بإنشاء عرض شرائح لمرافقة أي عروض تقديمية تقوم بها أثناء الاجتماع. استخدم الرسوم البيانية التي تظهر بوضوح البيانات التي ستتحدث عنها مع الحاضرين. على سبيل المثال ، إذا كنت تناقش عدد المبيعات التي يقوم بها متجرك كل شهر ، فقم بإنشاء رسم بياني شريطي يصور المبيعات شهرًا بعد شهر.

3

قم بعمل نشرات لنفس الوسائل المرئية التي تعرضها مع الشرائح ووزعها خلال الاجتماع. يمكن للحاضرين تدوين الملاحظات مباشرة على النشرات ، ثم الرجوع إلى المعلومات بسهولة لاحقًا.

4

استخدم المفكرة أو السبورة البيضاء لتبادل الأفكار أثناء الاجتماع. اطلب من شخص أن يكون الكاتب وسلمه علامة. اجعله يكتب الفكرة المركزية في منتصف المفكرة أو السبورة ، ثم يرسم خطوطًا تربط الأفكار الأخرى التي توصل إليها الفريق. وظيفتك هي توجيه جلسة الأفكار وإبقاء الأمور تتحرك. في نهاية الاجتماع ، التقط صورة للسبورة وأرسلها بالبريد الإلكتروني إلى الحضور.

5

استخدم الفيديو لتوضيح وجهة نظرك. إذا كان اجتماعك لمراجعة ملاحظات العملاء ، فقم بتشغيل فيديو للمقابلات مع العملاء أو جلسة مجموعة مركزة حتى تتمكن أنت وموظفوك من فهم ما يعتقده الناس بوضوح. ثم اطرح أفكارًا حول طرق جديدة للمساعدة في تلبية متطلبات العملاء. إذا كنت تقيم حملة إعلانية جديدة ، فقم بتشغيل فيديو للإعلانات التجارية المحتملة وناقش أيها يعمل بشكل أفضل. إذا كنت تطور أفكارًا للإعلانات ، ففكر في عرض مقاطع فيديو للإعلانات التي تعتقد أنها تعمل بشكل جيد واطلب من الفريق مناقشة إيجابيات وسلبيات كل منها.