أساسيات إدارة العقود

أصحاب الأعمال لديهم وظائف مهمة يلعبونها عندما يتعلق الأمر بإدارة العقود التي يبرمونها مع البائعين والعملاء والموظفين. يسعى مجال إدارة العقود إلى تقديم مخطط هيكلي للنصائح والأدوات لمساعدة المديرين في التفاوض على الشروط وكتابة العقود وضمان الامتثال والإبلاغ عن النتائج. هناك تسع خطوات في عملية إدارة العقد.

دعوة للعلاج

تبدأ عملية إدارة العقد عندما تصدر الشركات "دعوة للعلاج". يعني هذا المصطلح القانوني ببساطة أن الشركة على استعداد لتلقي عروض على المنتجات أو الخدمات ، أو أنها تتطلع إلى توظيف موظف جديد أو أنها تريد الدخول في اتفاقية مع بائع. بعبارة أخرى ، فإن الشركة جاهزة للدخول في عقد لسبب محدد.

تأليف العقد

بمجرد ظهور دعوة للعلاج ، قد تقبل الشركة العطاءات على العقد المحتمل. يجوز للموظف الدخول لوظيفة متاحة ، أو يجوز للبائع تقديم عطاء لتقديم خدمة للشركة ، على سبيل المثال. يمكن للشركة الآن البدء في كتابة العقد بناءً على الشروط والأحكام المناسبة للترتيب. قد يملي القانون هذه الشروط ، وأحيانًا تكون خاصة بالموقف. يتطلب القانون دفع الحد الأدنى للأجور للموظفين ، على سبيل المثال ، ويجب أن ينعكس ذلك في العقد. بينما يمكن أيضًا إبرام العقود شفهيًا ، فإن معظم الشركات تدخل في عقود مؤلفة أو مكتوبة لتجنب المزالق القانونية التي يمكن أن تنشأ من الاتفاقات الشفهية قد يفكر عملك في طلب مشورة محام في تأليف عقد للتأكد من أن اللغة القانونية شرعية ودقيقة.

تفاوض

غالبًا ما يحدث التفاوض في وقت واحد مع تأليف العقد. يناقش كلا طرفي الاتفاقية البنود والشروط ويقرران مجموعة من الوعود والالتزامات التي يتفق عليها الطرفان. يتطلب قانون العقود أن يكون هناك صفقة بين أطراف العقد. هذا يعني أن كل طرف يجب أن يعطي أو يتبادل شيئًا ما لصالح الآخر. عندما تبيع منتجًا إلى أحد العملاء ، على سبيل المثال ، فإن العميل يستفيد من العنصر وأنت تحصل على فائدة الإيرادات.

قبول

غالبًا ما تكون مرحلة القبول في عملية إدارة العقد هي الأكثر إحباطًا حيث قد لا يكون أحد الطرفين أو كلاهما سعيدًا بالشروط والأحكام الموضحة في العقد. إذا كنت تبيع منتجات أو خدمات ، فقد لا تواجه هذا النوع من المشكلات ، حيث سيشتري العميل المنتج أم لا. ومع ذلك ، إذا كنت تتعامل مع بائعين أو مع موظفين ، فقد تضطر إلى العودة إلى مرحلة المفاوضات قبل قبول العقد.

إعدام

عادة ما تفعل الأطراف التي تقبل العقد شيئًا للدلالة على القبول. هذا يسمى التنفيذ. في العقد المكتوب ، يحدث التنفيذ عندما يوقع الطرفان العقد ، غالبًا أمام شاهد. في العقود الشفوية ، يحدث التنفيذ عادةً عندما يعطي أحد الطرفين أموالاً مقابل منتج أو خدمة من الطرف الآخر. في العقد القائم على الخدمة ، يستلزم التنفيذ أيضًا تنفيذ الواجبات أو الالتزامات المنصوص عليها في العقد. إذا قمت بتعيين شخص ما لطلاء مكتبك ، على سبيل المثال ، فيجب عليه القيام بذلك ضمن الشروط والحدود المنصوص عليها في العقد.

ضمان الامتثال

يجب أن تهتم مديرة العقد أو صاحب العمل بالتأكد من استيفاء الطرفين لجميع البنود والشروط الواردة في العقد. إذا فشل أحد الطرفين في الوفاء بجانبه من الصفقة ، فيمكن للطرف الآخر رفع دعوى لخرق العقد ، والذي قد يكون مكلفًا. ربما تكون هذه الخطوة من العملية هي الأهم التي يجب الانتباه إليها.

تعديل العقد

في بعض الأحيان ، يرى أحد طرفي العقد أو كلاهما أنه من الضروري تغيير شروطه أو شروطه. قد يحتاج الرسام الذي وظفته إلى بضعة أيام إضافية لإكمال المهمة ، أو قد تقرر منح موظفيك علاوة. في هذه الحالات ، عادة ما يتم إصدار عقد جديد.

التدقيق والإبلاغ

تشارك معظم الشركات في عمليات تدقيق ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية. تمنح عمليات التدقيق هذه الشركة فرصة للتأكد من أن جميع العقود لتلك الفترة الزمنية قد اكتملت بشكل صحيح وأن جميع الديون المستحقة قد تم الاهتمام بها. قد يرغب مجلس الإدارة أو المستثمرين أو أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين أيضًا في الحصول على تقرير عن التزاماتك التعاقدية المكتملة والمستمرة ؛ تمنحك عملية التدقيق الفرصة لجمع المستندات لإثبات كيفية إنفاق الأموال والموارد المخصصة.

تجديد العقد

إذا كنت ترغب في الاستمرار في استخدام بائع معين ، فأنت بحاجة إلى مراجعة العقد وتجديده بشكل دوري. قد تحتاج إلى تكرار عملية العقد للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة بشأن التعويض والشروط والأحكام.