آداب الفاكس

أصبح إرسال مواد العمل عن طريق الفاكس محوسبًا إلى حد كبير ، على الرغم من أن قواعد آداب الاتصالات التجارية لا تزال سارية. هذا لضمان عرض تقديمي احترافي ووصول رسائل الفاكس إلى المستلمين المقصودين والحفاظ على سرية المعلومات السرية. تساعد آداب استخدام الفاكس أيضًا في وضع قواعد وإرشادات داخلية للمساعدة في تبسيط عملية إرسال الفاكس.

معرّفات الفاكس الصادرة

سواء أكان إرسال فاكس إلكترونيًا أو عبر جهاز فاكس ، يجب أن يكون كل فاكس دائمًا مصحوبًا بمعلومات تعريفية. يجب أن يتضمن ذلك اسم شركتك وشعارها ومعلومات الاتصال واسم الفرد الذي يرسل الفاكس. قم أيضًا بتضمين تاريخ إرسال الفاكس وطبيعة المرفق وحجمه وملاحظة توضح سبب إرسال الفاكس.

لا سبام

لا تستخدم جهاز الفاكس الخاص بك لإرسال بريد عشوائي أو إعلانات غير مرغوب فيها - فهذا لن يؤدي إلا إلى إزعاج عملائك. قم بقصر رسائل الفاكس على المعلومات المطلوبة وتحديثات الأخبار العرضية ، واحتفظ برسائل الفاكس غير المطلوبة مختصرة - صفحة واحدة أو صفحتين على الأكثر. وبالمثل ، قم بحماية رقم الفاكس الخاص بك حتى لا تتعرض للرسائل غير المرغوب فيها. يمكن أن يؤدي هذا إلى ربط جهازك وإهدار الورق والحبر. لا تعطي رقم الفاكس الخاص بك إلا حسب الحاجة ولا تشجع الموظفين على إرسال الفاكسات الشخصية.

حماية المعلومات السرية

لا تحوم عندما يرسل الآخرون فاكسات ، وعندما ترى فاكسًا جديدًا في الدرج ، قم بإزالته أو قلبه أو وضعه في صندوق الوارد الخاص بالمستلم أو تسليمه شخصيًا. سيساعد هذا في الحفاظ على سرية المعلومات الخاصة. حدد أولوية استخدام جهاز الفاكس إذا لزم الأمر لضمان تغطية احتياجات الإرسال والاستلام الفورية أولاً.

تنظيم الفاكس

إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم بإسناد رسائل الفاكس الواردة والصادرة إلى مساعد إداري يمكنه تحديد أولويات احتياجات الفاكس والتأكد من وصول المستندات إلى حيث يذهبون. هذا يلغي الحاجة إلى الانتظار في طابور للفاكس ، والتحقق بانتظام من الجهاز أو الفارس للحصول على الوظيفة. يمكن أن يؤدي وجود شخص واحد مسؤول عن هذه المهمة إلى تبسيط العمليات وجعل إرسال الفاكسات أكثر كفاءة.

عندما لا ترسل الفاكس

تذكر أن الفاكسات لديها القدرة على رؤيتها من قبل عيون أكثر من تلك التي تنتمي إلى الاسم الموجود على ورقة الغلاف. لا ترسل معلومات خاصة بالفاكس ، مثل سجلات الموظفين أو البيانات المالية للشركة التي قد تكون ضارة في الأيدي الخطأ. ضع في اعتبارك التسليم بين عشية وضحاها أو حتى البريد العادي لهذا النوع من البيانات.