كيفية استخدام التكنولوجيا للعمل بشكل أكثر فعالية

لآلاف السنين ، استخدم التجار ورجال الأعمال التكنولوجيا لجعل حياتهم أسهل. تقدم معاصر زيت الزيتون القديمة دليلاً على أن التجار منذ آلاف السنين قاموا بتحسين إنتاجهم باستخدام أحدث التقنيات. استخدم تجار الأسهم شريط شريط منذ 140 عامًا لتحسين جودة معلوماتهم. لمدة 60 عامًا ، مكّنت آلات التصوير قادة المشروع من جعل فرقهم تعمل بشكل فعال. يمكن لأحدث تقنيات اليوم تحسين الإنتاجية وتعزيز نقل المعلومات وتبسيط أداء الفريق.

الإجراءات المتكررة

التكنولوجيا سيئة في اتخاذ القرارات ولكنها جيدة في أداء نفس الإجراء مرارًا وتكرارًا ، لذا ابحث عن الأماكن في عمليتك حيث يتعين على الأشخاص أداء مهام متكررة. ضع التكنولوجيا للعمل هناك واجعل موظفيك يعملون باستخدام أدمغتهم. اعتمادًا على مجال عملك ، استبدل خطوات المعالجة المتكررة بالصب ، وبعض تشكيل المعادن الأخرى أو استخدام آلات التحكم العددي بالكمبيوتر ؛ تحديث عملية الاستقبال أو الحجز حتى لا يحتاج موظفو خدمة العملاء إلى إعادة إدخال المعلومات الموجودة بالفعل في نظامك ؛ أو قم بتمكين نظام نقاط البيع الخاص بك من الاندماج بسلاسة مع نظام مسك الدفاتر الخاص بك بحيث يمكن إنشاء تقارير دورية تلقائيًا.

تحسين نقل المعلومات

غالبًا ما تتضاءل الفعالية التنظيمية لأن المعلومات لا تشق طريقها في كل مكان تحتاج إليه. يتم الشعور بنقل المعلومات السيئ بشكل مباشر في فرق المشروع - يتم تجميع فرق مخصصة أو دائمة لإنجاز مهمة محددة. تتضمن التكنولوجيا التي يمكن أن تساعد في هذا المجال في شركتك موقعًا إلكترونيًا للحفاظ على المعلومات الحالية عن أهداف الشركة وحالة المشاريع والمبادرات المختلفة ؛ أداة برمجية لإدارة المشروع عن بعد للتعامل مع فريق موزع إما جغرافيًا أو من حيث جداول العمل ؛ أو استخدام أدوات الوسائط الاجتماعية مثل Twitter لإبقاء جميع أعضاء فريقك على اطلاع دائم.

تحسين الاتصال

يمكن لكل مؤسسة تقريبًا الاستفادة من تحسين الاتصال ، سواء بين الزملاء أو بين الموظفين والعملاء. في بعض الأحيان يمكن أن يكون هذا في شكل اتصال فوري في الوقت الحقيقي ، ولكن يمكن أن يتضمن أيضًا معلومات مسجلة لتكون بمثابة مصدر تدريب. أجهزة أو برامج مؤتمرات الفيديو التي تتيح لك إجراء محادثات "وجهًا لوجه" دون الحاجة إلى السفر ، سواء عبر المدينة أو في جميع أنحاء العالم ؛ برنامج مشاركة سطح المكتب الذي يسمح لك بمشاركة سطح المكتب الخاص بك مع شخص ما عبر الإنترنت أو تسجيل أفعالك لعرضها لاحقًا ؛ أو معدات الفيديو لتسجيل عملية أو إجراء سيكون بعد ذلك موردًا لتثقيف عملائك أو تدريب موظفين جدد ، كل ذلك يمكن أن يحسن التواصل في عملك.

تقنية للمساعدة في التصميم

إذا كانت وظيفتك تتضمن تصميم أي شيء تقريبًا - الأثاث والمنازل ورقائق الكمبيوتر والليزر - يمكنك العثور على أدوات التصميم التي تبسط عملية التصميم. هناك أدوات للمساعدة في التصميم نفسه ، وأدوات تساعدك على تصور تصميمك وأدوات لتوقع أداء التصميم الخاص بك. بعض الأمثلة على أدوات التصميم هذه هي برامج التخطيط التي يمكن أن تساعدك على وضع الأثاث داخل المنزل ، أو وضع مناطق أشباه الموصلات في دائرة كهربائية دقيقة أو رسم سيناريو فيلم ؛ طابعة ثلاثية الأبعاد ، تسمى أيضًا آلة النماذج الأولية السريعة ، يمكنها عمل نموذج للأجزاء المادية التي تصممها ؛ وبرامج التحليل التي تتنبأ بأداء تصميمك ، سواء كان مصباحًا أو جسرًا.

متى تعتمد التكنولوجيا الجديدة

هناك دائمًا سؤال يتعلق بالتكلفة والعائد عندما يتعلق الأمر بتبني تقنية جديدة. يمكن لغسالة النوافذ الآلية أن تعفيك من الاضطرار إلى القيام بذلك بنفسك ، ولكن إذا كنت تنفق 80 ألف دولار لتوفير خمس دقائق من العمل كل يوم ، فهذا لا يستحق المصاريف. هناك سؤال آخر يجب طرحه أيضًا: ما مدى نضج التكنولوجيا؟ إذا كانت التكنولوجيا جديدة ، حتى لو كانت ستوفر لك الوقت والمال ، فأنت تغامر بأن تظل التكنولوجيا قابلة للتطبيق وستظل مدعومة طوال مدة حاجتك. هذا لا يعني أنه لا يجب عليك تبني تقنية جديدة ، فقط قم بتقييم المخاطر التي قد تتلاشى.