ماذا يمكن لمدير الرواتب أن يفعل إذا رفض شخص ما ذكر حالته الاجتماعية في استمارة W-4؟

بصفتك مدير كشوف المرتبات في شركة صغيرة ، فإن واجبك هو إدارة قسمك بحيث يتم دفع رواتب جميع الموظفين بدقة وفي الوقت المحدد. تشمل معالجة كشوف المرتبات حجب ضريبة الدخل الفيدرالية من أجور الموظفين بناءً على المعلومات الواردة في نماذج W-4 الخاصة بهم. إذا لم يقم الموظف بتضمين حالة التسجيل الخاصة به في النموذج ، فيجب عليك حجبه وفقًا لمتطلبات دائرة الإيرادات الداخلية.

معايير مصلحة الضرائب

عندما يتم تعيين موظف ، من المفترض أن تعطيه نموذج W-4 لإكماله وإعادته إليك قبل الموعد النهائي لمعالجة كشوف المرتبات. اشرح أهمية النموذج للموظف حتى يتفهم ضرورة إعادته إليك بدقة وفي الوقت المحدد. إذا رفض ذكر المعلومات المناسبة عن W-4 - بما في ذلك حالته الزوجية أو حالة التسجيل في المربع 3 وعدد البدلات في المربع 5 - فيجب عليك حجب ضريبة الدخل الفيدرالية عند أعلى شريحة ضريبية لحالة فردية بدون أي مخصصات . إذا فشل في إرسال النموذج على الإطلاق ، فيجب عليك حجب الحالة الفردية بدون أي بدلات.

إكمال النموذج

إذا وضعت الموظفة عدد البدلات الخاصة بها على W-4 ولكنها استبعدت حالة التقديم الخاصة بها ، فاطلب منها ملء حالة التسجيل الخاصة بها ، لأن البدلات وحدها لا تكفي لتحديد حجبها. إذا رفضت ، امتنع عن وضع الإيداع الفردي بدون بدلات. يجب عليها إكمال نموذج W-4 بشكل مناسب لكي تحجبه وفقًا لما هو موجود في النموذج.

أيضًا ، إذا بدا أنها تطالب بعدد قليل جدًا أو كثير جدًا من البدلات ولكن النموذج مكتمل بالكامل ، فامنعه بناءً على ما هو موجود في النموذج. اشرح لها أن مصلحة الضرائب الأمريكية قد تراجع حجبها للتأكد من دقتها وترسل لك خطاب قفل لتغيير مخصصاتها إلى مبلغ مصحح. إذا حدث هذا ، يجب عليك احترام خطاب القفل.

أهمية حالة الإيداع

نظرًا لأن حالة التسجيل تساعد في إملاء استقطاع ضريبي للموظف ، فمن الصعب معرفة مبلغ الاستقطاع الحقيقي بدون تلك المعلومات. إذا كان أعزب ، يمكنه تحديد المربع "فردي" في W-4. إذا كان متزوجًا ، فعليه تحديد ما إذا كان تحديد مربع "متزوج" سيؤدي إلى حجب كافٍ ، لأن الحالة المتزوجة تضعه في شريحة ضريبية أقل من حالة الزواج. إذا كان خيار "متزوج" سيؤدي إلى اقتطاع غير كافٍ ، فيجوز له تحديد مربع "متزوج ولكنه مقتطع بسعر فردي أعلى" للحصول على مزيد من الضرائب المقتطعة.

موارد الموظف

إذا احتاج الموظف إلى المساعدة في إكمال نموذج W-4 الخاص به ، فقم بإحالته إلى حاسبة الاستقطاع عبر الإنترنت الخاصة بمصلحة الضرائب الأمريكية. تخبرها الآلة الحاسبة بكيفية ملء النموذج ، لذا فهي تطالب بحالة التسجيل الصحيحة والبدلات لتجنب دفع مبالغ زائدة أو دفع أقل من ضريبة الدخل الفيدرالية.