كيفية عمل مخطط تنظيمي جميل
لأسباب عملية ، بما في ذلك سهولة القراءة ، تقصر المؤسسات الأكبر حجمًا المخطط التنظيمي على مجالات المسؤولية الوظيفية وسلسلة القيادة وألقاب المناصب الرئيسية. ولكن قد تكون شركة صغيرة قادرة على سرد كل موظف بالاسم ولا تزال تناسب المخطط التنظيمي بشكل مريح على ورقة. عند إدراج جميع الموظفين - على عكس التسلسل الهرمي التنظيمي المبسط - قد يكون من الصعب إنتاج نسخة نظيفة ومقروءة. عالج هذه المشكلة باتباع اصطلاحات التنسيق القياسية والتخطيط بعناية للتخطيط لإنشاء مخطط تنظيمي جميل.
1
حدد برنامج الكمبيوتر الذي ستستخدمه لبناء المخطط. تحتوي العديد من البرامج على قوالب جاهزة للمخططات التنظيمية. استخدم القوالب لإنشاء مستند ذو مظهر احترافي بسهولة. لا تحتاج إلى برنامج متخصص - يمكن إنشاء المخططات التنظيمية باستخدام برامج قياسية مثل Microsoft Word أو PowerPoint أو Visio.
2
راجع التسلسل الهرمي التنظيمي وقم بتبسيط علاقات إعداد التقارير قدر الإمكان. تقرر إلى أي مدى أسفل السلسلة سوف تسرد بالاسم. في منظمة أصغر يمكنك تحديد كل شخص بالاسم. إذا بدأ هذا في جعل المخطط يبدو مشوشًا ، ففكر في إضافة الأشخاص الرئيسيين فقط بالاسم والمجموعات المسؤولة عنهم حسب اسم القسم أو المنطقة الوظيفية.
3
قم بإنشاء مربع مستطيل لكل عنصر على الرسم البياني. احتفظ بكل مستطيل بالحجم والنمط نفسه لجعل المخطط يبدو متسقًا ومنظمًا ، أو قم بالإشارة إلى التسلسل الهرمي بصريًا باستخدام مستطيلات أكبر للوظائف أو المواضع ذات المستوى الأعلى. لا تخلط بين الأشكال والأحجام وتطابقها - وإلا سيظهر الرسم البياني غير منظم ومربك.
4
حدد المعلومات التي تريد تضمينها في كل مربع على الرسم البياني. على سبيل المثال ، قد ترغب في سرد المسمى الوظيفي الرسمي واسم الموظف والواجبات أو المسؤوليات ورقم الوظيفة ومعلومات الاتصال ، مثل ملحق الهاتف. بدلاً من ذلك ، قم بعمل مخططات منفصلة إذا كانت المعلومات ستؤدي إلى ظهور المربعات مزدحمة للغاية.
5
اختر طريقة متسقة لوصف كل علاقة إبلاغ. حدد الأسطر غير المقطوعة للتقارير المباشرة والخطوط المنقطة للتقارير غير المباشرة. قم بتمييز علاقات نظير إلى نظير بخطوط أفقية بين كل مربع. تجنب تعدد الخطوط بين كل مربع ، وكذلك الخطوط القطرية أو المتموجة. تعتبر الصفحة المعقدة التي تحتوي على عدد كبير جدًا من الخطوط علامة على أنك بحاجة إلى تكثيف المخطط أو إنشاء مخططات منفصلة لأقسام أو علاقات داخلية معينة.
6
تنسيق الرسم البياني بشكل مناسب. استخدم خط أعمال عادي بحجم يمكن قراءته. لا تفرط في استخدام الألوان والتظليل والإبراز - فالمخطط بالأبيض والأسود أسهل على العين تجنب الرسوم البيانية غير المتوازنة والمتفاوتة. بدلاً من ذلك ، قم بتنسيق المربعات بحيث تكون متوازنة ومتمركزة على الورق.
