كيفية ترتيب الندوات

تسمح لك الندوات بتسويق عملك أو تقديم معلومات لجمهور أسير. تعتمد كيفية ترتيب الندوة الخاصة بك على نوع الندوة والموقع. يمكن أن تكون بعض الندوات أكثر رسمية من غيرها أو تأخذ شكل الفصول الدراسية ، بينما يمكن عقد البعض الآخر أثناء تناول وجبة أو في المنزل. على الرغم من نوع الندوة ، فإن بعض القواعد الأساسية تنطبق على ترتيب واحدة.

1

جدولة التاريخ والوقت والموقع. ابحث في التقويم واختر التاريخ والموقع المناسب للمتحدثين والضيوف. تجنب الفترات التي قد يكون فيها للحاضرين المحتملين التزامات أخرى ، مثل العطلات وموسم العطلة الصيفية وأوقات التسوق المزدحمة.

2

اختر بين مكان رسمي وغير رسمي. افحص منزلك أو مكتبك في غرفة الاجتماعات. انظر إلى منطقة الجلوس والإضاءة والعرض المتوفرة. حدد ما إذا كانت المساحة كافية لتقديم عرض تقديمي صوتي ومرئي واحتفظ بعدد الضيوف المدعوين.

اتصل بعدة أماكن ، إذا لم تكن كذلك ، واطرح أسئلة حول السعر ، وأماكن الجلوس ، وخيارات وقوف السيارات ، وإعدادات العروض التقديمية السمعية والبصرية وإجراءات التأجير. قم بزيارة المواقع التي تطابق المعايير الخاصة بك. توقيع عقد مع المكان الذي تختاره.

3

أرسل دعوات بالبريد الإلكتروني إلى العملاء الذين تمتلك عنوان بريدهم الإلكتروني. إرسال دعوات بطاقات بريدية للعملاء السابقين والمحتملين. ضع نشرة إعلانية في غرفة استراحة الموظف. ضع إشعارًا في النشرة الإخبارية لمنظمة العضوية. قم بتضمين تاريخ RSVP في الدعوة. تحقق من ردود RSVP عند تلقيها.

4

اكتب مخططًا لموضوعك. ركز على النقاط الرئيسية التي يجب تغطيتها خلال الندوة. اكتب أمثلة لتوضيح الموضوع. قم بإعداد مواد الندوة في ملف مستند يمكنك تقديمه من خلال جهاز الكمبيوتر الخاص بك وعرضه على شاشة كبيرة أو إعداد عرض تقديمي للسبورة البيضاء أو السبورة. وزع نشرات المواد مع بطاقة العمل المرفقة.

5

اتصل بالمكان في اليوم السابق للتأكيد. اطلب إعداد المقاعد قبل وصولك. إرسال تذكيرات عبر البريد الإلكتروني بالحدث إلى جميع من استجابوا. تدرب على حديثك بصوت مرتفع أمام المرآة حتى يبدو مصقولًا

6

يجب الوصول قبل ساعة واحدة على الأقل من التقديم للتأكد من أن كل شيء جاهز. قم بترتيب المشروبات ، مثل المياه المعبأة في زجاجات أو الصودا أو القهوة على الطاولة الخلفية مع وجبات خفيفة ، مثل البسكويت أو طبق نباتي مع المناديل ، ما لم يوفر المكان هذه الخدمة. ضع ورقة تسجيل الدخول خارج الباب مباشرة على طاولة أعدت بطاقات الأسماء للضيوف. ضع المواد ذات الصلة على الطاولة أيضًا.

7

ابدأ العرض على الفور. شجع مشاركة الجمهور من خلال طرح أسئلة على أفراد الجمهور. اتبع التنسيق المكتوب للاحتفاظ بالسيطرة على الندوة الخاصة بك والحفاظ على التركيز على المواد التي أعددتها.