قواعد آداب البريد الإلكتروني للأعمال

يمكن أن يكون استخدام البريد الإلكتروني للتواصل من أجل عملك أمرًا مريحًا واقتصاديًا وسريعًا. يفتقر البريد الإلكتروني إلى لغة الجسد والتأثيرات الصوتية الضرورية لنقل وجهة نظرك بشكل صحيح ، لذلك هناك بعض قواعد آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل التي يجب عليك اتباعها. بدون إجراء البريد الإلكتروني المناسب ، قد يساء فهم وجهة نظرك وتتسبب في مشكلة تحتاج إلى اتصال شخصي لتصحيحها.

استخدم لغة احترافية

وفقًا لـ Microsoft Midsize Business Center ، من الأفضل تجنب اللغة العامية والعامية الإقليمية عند إرسال بريد إلكتروني. يجب عليك استخدام لغة عمل مباشرة لا يمكن إساءة تفسيرها. استخدم جملًا موجزة للغة المباشرة تسمح للقارئ بالحصول على المعنى الخاص بك دون التسبب في سوء تفسير.

بناء

استخدم نفس البنية النحوية وبنية الجمل التي ستستخدمها في خطاب عمل قياسي. تجنب استخدام "التحدث عبر الإنترنت" مثل "LOL" للضحك بصوت عالٍ ، ولا تستخدم كل الأحرف الكبيرة للتأكيد على نقطة. إن استخدام جميع الأحرف الكبيرة يعادل الصراخ ويعتبر فظًا.

كن موجز

يجب استخدام البريد الإلكتروني لنقل رسالة سريعة ، مثل تأكيد التسليم أو إعداد اجتماع. يجب أن يكون البريد الإلكتروني الخاص بالعمل موجزًا ​​ويتألف من جملتين أو ثلاث جمل موجزة. إذا كان هناك المزيد من التفاصيل للمناقشة حول الموضوع ، فأشر إلى رغبتك في مناقشة الموضوع شخصيًا أو عبر الهاتف.

سطر الموضوع

استخدم سطر الموضوع الذي يقدم وصفًا موجزًا ​​جدًا للبريد الإلكتروني في بضع كلمات فقط ، وقم أيضًا بتضمين اسمك في سطر الموضوع حتى يعرف المستلم من هو البريد الإلكتروني. إذا لم تقم بتضمين اسمك في سطر الموضوع ، فقد يحذف المتلقي البريد الإلكتروني معتقدًا أنه جزء تسويقي.

استخدام المرفقات

غالبًا ما يتم فحص المرفقات بواسطة عوامل تصفية البريد الإلكتروني على خوادم الشركة. ولكن إذا كنت تشعر أنك بحاجة إلى إضافة مرفق إلى بريد إلكتروني خاص بالعمل ، فتأكد من الإشارة في نهاية رسالتك الإلكترونية إلى وجود مرفق ، ثم تقديم وصف موجز.

محتوى HTML

تستخدم العديد من رسائل البريد الإلكتروني محتوى HTML لإنشاء تنسيق للبريد الإلكتروني وتضمين الرسومات. بالنسبة إلى البريد الإلكتروني للأعمال الذي ترسله إلى عميل أو شريك تجاري ، ستحتاج إلى تجنب استخدام محتوى HTML. تحظر بعض برامج البريد الإلكتروني محتوى HTML وقد تؤدي النتيجة إلى إرباك قراءة بريدك الإلكتروني.