كيفية إنشاء مذكرات الخصم

عندما يقدم عملك ائتمانًا في المتجر للعميل ، فإنك تسمح للعميل بالدفع على أساس أقساط. كل شهر ، يجب أن تزود العميل بتفاصيل حساب الائتمان باستخدام فاتورة أو بيان الفواتير. إذا تخلف العميل عن السداد في الحساب ، يجب عليك إخطار العميل بالدفع الفائت. المذكرة المدينة هي رسالة تطلب السداد الفوري ، وهو مشابه للفاتورة. باستخدام مذكرة الخصم ، يمكنك تذكير العميل بالدفع الفائت بطريقة احترافية.

1

احسب المبلغ الذي يدين به العميل مقابل السلعة أو الخدمة. قم بتضمين جميع الفوائد المتراكمة والرسوم المتأخرة.

2

افتح أحد برامج معالجة النصوص ، مثل WordPerfect أو Microsoft Word. إذا كنت لن تطبع مذكرة الخصم على ورق الشركة ذي الرأسية ، فقم بإرفاق شعار الشركة أو أدخل اسم الشركة وعنوانها في أعلى المستند.

3

اكتب التاريخ واسم العميل وعنوانه ورقم الحساب أسفل معلومات نشاطك التجاري.

4

أنشئ بداية مذكرة الخصم. استخدم نبرة احترافية لكنها مهذبة أثناء كتابة المذكرة. استخدم شيئًا مثل ، "تشير سجلاتنا إلى أننا لم نتسلم دفعتك البالغة 250 دولارًا والتي كانت مستحقة في 30 نيسان (أبريل) 2012. نأمل أن يكون هذا مجرد سهو وأنك ستدفع الرصيد الذي تجاوز تاريخ الاستحقاق على الفور."

5

قم بتضمين اسم ووصف وكمية العناصر أو الخدمات المشتراة. أيضًا ، قم بتضمين الرصيد في الحساب وتاريخ الاستحقاق الأصلي وتاريخ الاستحقاق النهائي. قم بتدوين أي تفاصيل إضافية ، مثل الفائدة المتراكمة والرسوم المتأخرة المطبقة على الحساب.

6

اكتب خاتمة مذكرة الخصم. كن متعاطفًا مع العميل وعبر عن تفهمك للصعوبات المالية. ضع في اعتبارك استخدام شيء مشابه لـ "إذا كنت تواجه صعوبات مالية ، فيرجى إخطارنا حتى نتمكن من مساعدتك في التعامل مع الظروف المؤسفة وتحديث حسابك."