خمس خطوات لتخطيط استمرارية الأعمال

من الفيضانات إلى الحرائق ، يشتري أصحاب الأعمال الصغيرة التأمين لحماية أصولهم: الموظفين والمعدات والإمدادات والمساحة التي يمتلكونها أو يستأجرونها. ولكن لا يمكن لأي قدر من التأمين على الأعمال أو حماية المسؤولية منع وقوع الكارثة في الأعمال التجارية الصغيرة. يساعد تخطيط استمرارية الأعمال رواد الأعمال على تحديد كيفية إدارة أعمالهم في حالة حدوث كارثة ولم يتمكنوا من العمل بكامل طاقتهم بسبب الضرر.

تقييم المخاطر والتكاليف المحتملة

ضع قائمة بالمخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على عملك. قد تستند بعض المخاطر ، مثل الطقس ، إلى الموقع الجغرافي ، بينما قد تحدث مخاطر أخرى ، مثل بيانات العميل المفقودة أو نشوب حريق ، لأي عمل تجاري. ركز على الأحداث التي من شأنها أن توقف عملك عن العمل وخدمة العملاء. قدّر التكاليف المحتملة لكل خطر واكتب كيف يمكن أن تؤثر المخاطر على الطريقة التي يدير بها عملك. ابتكر طرقًا يمكن لعملك أن يحمي بها نفسه من المخاطر المحتملة.

تطوير طرق بديلة لتشغيل عملك

بناءً على المخاطر المحتملة التي قد يتعرض لها عملك ، قم بتطوير طرق بديلة للتعامل مع مهام العمل اليومية في حالة وقوع حدث مؤسف. ضع في اعتبارك المكان الذي سيقدم فيه الموظفون تقريرًا إلى العمل إذا لم يتمكنوا من دخول العمل ، وحدد ما إذا كان هناك موظفين لديهم الموارد للعمل من المنزل أو من مكتب بعيد آخر. تأكد من أن الخطة تتضمن خطة للوصول إلى بيانات العملاء والأعمال ، والتي يجب نسخها احتياطيًا خارج الموقع. أيضا ، خطط لكيفية التعامل مع كشوف المرتبات.

قم بعمل قائمة بجهات الاتصال الأساسية

قم بإنشاء قائمة بجهات الاتصال المهمة التي يحتاجها عملك في حالة حدوث كارثة. يجب أن تتضمن القائمة الموظفين الأساسيين الذين يمثلون عوامل رئيسية في إعادة الأعمال إلى حالة التشغيل. قم بتضمين معلومات الاتصال الخاصة بموظفي الاستجابة للطوارئ المحليين والبائعين والموردين ووكلاء التأمين والمحاسبين والاستشاريين الآخرين الذين تستخدمهم الشركة. كلف الموظفين بمهمة التواصل مع جهات الاتصال هذه.

يجب على أحد الموظفين الاتصال بالعملاء لإعلامهم بما حدث ، وكيف سيؤثر ذلك على الخدمات أو المنتجات التي يحصلون عليها من عملك ، والوقت الذي تتوقع إعادة فتحه وكيف ستستمر حتى تعود الأمور إلى طبيعتها. آخر شيء تريده هو حصول العملاء على معلومات خاطئة من وسائل الإعلام أو زيارة موقعك فقط ليجدوا أنه مغلق.

تحديد المنتجات والخدمات الأساسية الخاصة بك

تعرف على المنتجات والخدمات التي تجلب أكبر قدر من المال للشركة ، لأن هذا هو المكان الذي سيحتاج فيه الموظفون إلى التركيز أثناء عملهم لإعادة الأعمال إلى المسار الصحيح بأكثر الطرق كفاءة. وهذا يشمل تجميع الموارد لتقديم المنتجات والخدمات للعملاء في الوقت المناسب.

اختبر الخطة

بمجرد كتابة الخطة ومراجعتها من قبل الموظفين الرئيسيين والإدارة ، وزع الخطة على جميع الموظفين واختبرها. سيسمح لك هذا بمعرفة ما إذا كانت هناك أية تفاصيل فاتتك حتى تتمكن من إجراء التغييرات وفقًا لذلك.