أفضل الممارسات لمعالجة كشوف المرتبات

كشوف المرتبات هي أحد أهم أقسام الشركة. تضمن واجبات المجموعة أن يتم دفع أجور جميع موظفي الشركة الصغيرة بدقة وسرعة ، وأن يتم خصم جميع المبالغ المقتطعة ، مثل ضرائب الدخل والضمان الاجتماعي وأموال الإنفاق على الرعاية الصحية المرنة ، بشكل صحيح لدعم التشغيل الفعال لقسم الرواتب ، هناك بعض السياسات والإجراءات التي يمكن لصاحب العمل وضعها في مكانها الصحيح.

تقليل دورات الأجور

أحد أفضل الخيارات التي يمكن أن تتخذها شركة صغيرة هو تقليل دورات رواتب الموظفين. من خلال منع تكرار العمليات المتعددة ، يمكن لقسم الرواتب أن يعمل بكفاءة أكبر. تدفع العديد من الشركات أجور موظفين مختلفين في جداول مختلفة. على سبيل المثال ، قد تحصل الإدارة العليا على تعويض شهري ، بينما قد يتم تعويض السكان العاملين بدوام كامل كل أسبوعين. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم دفع رواتب جميع المقاولين والعمال المؤقتين أسبوعيا. إذا كان للنشاط التجاري أكثر من موقع واحد ، فقد يصبح هذا الأمر أكثر تعقيدًا.

لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ، يجب أن يتم الدفع لكل موظف في نفس الجدول الزمني. سيسمح هذا لقسم الرواتب بالتركيز على مهمة واحدة في وقت معين. بالإضافة إلى ذلك ، سيقلل من فرصة حدوث أخطاء أثناء تنفيذ العملية.

نظام التكامل

يمكن للأعمال التجارية زيادة الكفاءة بشكل كبير من خلال دمج نظام كشوف المرتبات مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في جميع أنحاء الشركة. بالإضافة إلى الوقت والحضور ، يجب الاحتفاظ بسجلات متعددة لإدارة عدد الموظفين في شركة صغيرة بنجاح وبشكل قانوني. يجب على موظفي التوظيف تتبع جميع طلبات التوظيف. يجب على فريق الموارد البشرية تسجيل المعلومات الشخصية والبيانات المتعلقة بالأداء لكل موظف. وبالمثل ، يجب الحفاظ على المعلومات الضريبية للشركة بدقة من قبل قسم المحاسبة.

من خلال استخدام حزمة برامج ، مثل تلك التي طورتها PeopleSoft و Oracle ، يمكن لمالك الأعمال الصغيرة الوصول إلى كل مجال من المجالات المختلفة لشركته من واجهة ويب واحدة أو لوحة معلومات. سيتيح له ذلك القدرة على مراقبة وتحديث جميع المعلومات بشكل مناسب. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تكامل النظام يلغي الحاجة إلى الازدواجية ، مما يوفر الوقت والمال على المؤسسة.

الاستعانة بمصادر خارجية

قد تختار شركة صغيرة الاستعانة بمصادر خارجية لوظيفة كشوف المرتبات بالكامل لمورد خارجي ، مثل ADP أو Ceridian. مقابل رسوم رمزية ، ستقوم شركة خدمات كشوف المرتبات بأداء جميع واجبات قسم الرواتب الداخلية. هذا البديل مفيد بشكل خاص للشركات الصغيرة جدًا ، لأنه يلغي التكلفة المرتبطة بتعيين موظفين إضافيين.