هل ينبغي لسياسات الموارد البشرية أن تحكم القضايا الأخلاقية والقانونية؟

يجب على كل شركة ، مهما كانت كبيرة أو صغيرة ، اتباع القانون والانخراط في الممارسات التجارية الأخلاقية. قد يتطلب ذلك منك إجراء تدريب مستمر للموظفين أو الاحتفاظ بسجلات معينة أو وضع سياسات لمكافحة التمييز. على الرغم من عدم وجود شرط قانوني يقضي بأن يضع قسم الموارد البشرية لديك سياسات تحكم المتطلبات القانونية والأخلاقية ، فإن الموارد البشرية مناسبة بشكل طبيعي لمثل هذا العمل. على وجه الخصوص في الشركات الصغيرة ، حيث يمكن أن تحتل القضايا الإدارية والقانونية المرتبة الخلفية للعمليات اليومية ، فإن تفويض المسائل القانونية لقسم الموارد البشرية الخاص بك يمكن أن يوفر لك الوقت والضغط.

اعتبارات التوظيف

يمكن أن تدخل القضايا القانونية حيز التنفيذ حتى قبل تعيين مرشح ، لأن التمييز على أساس العرق والجنس والفئات المماثلة غير قانوني. يمكن لقسم الموارد البشرية الخاص بك تطوير وتنفيذ سياسات ضد التمييز في التوظيف ، ويمكنه تتبع تقدم الموظف للحماية من التمييز بعد تعيين الموظف. إذا كنت تقوم بالتوظيف على أساس الكلام الشفهي أو التوصيات ، يمكن للموارد البشرية أن تساعد في ضمان عدم انخراط عملك الصغير عن غير قصد في التمييز. يمكن لقسم الموارد البشرية أيضًا الاحتفاظ بسجلات التوظيف ، والتي يمكن أن تسهل من اقتطاع ضرائب الرواتب بشكل صحيح ، والمطالبة بخصم استحقاقات الموظفين والدفع وحتى الرد على عمليات التدقيق الحكومية.

الاحتفاظ بالسجلات

اعتمادًا على عملك ، قد تحتاج إلى الاحتفاظ بمجموعة متنوعة من السجلات مثل نماذج ضريبة الموظفين ونماذج السداد لنفقات الموظفين ومعلومات الاتصال في حالات الطوارئ لأفراد أسرة الموظفين. نظرًا لأن قسم الموارد البشرية قد يكون أول من يتفاعل مع التعيينات الجديدة ، فإن أول مكان يذهب إليه الموظفون إذا كانت لديهم مشكلة وإدارة طبيعية للهيئات الحكومية للتشاور ، والاحتفاظ بهذه السجلات القانونية في قسم الموارد البشرية - والتأكد من أن الموارد البشرية تعرف السجلات لجمعها وكيفية جمعها - يمكن أن تساعد في ضمان اتباعك لقواعد حفظ السجلات.

تثقيف الموظفين

على الرغم من أن موظفيك قد يكونون مؤهلين تأهيلاً عالياً لأداء وظائفهم ، فلا يوجد سبب للاعتقاد بأنهم سيكونون على دراية قوية باللوائح القانونية التي تحكم عملك. يمكن لقسم الموارد البشرية الخاص بك إجراء دورات تدريبية منتظمة لإبقاء الموظفين على اطلاع دائم بالتغييرات في القانون ، ويمكنهم أيضًا الاحتفاظ بسجلات حول الأشخاص الذين حضروا ولم يحضروا هذه الجلسات. بالنسبة للشركات الصغيرة التي لا تملك الموارد اللازمة لإجراء دورات تدريبية ، قد تتمكن الموارد البشرية من العثور على دورات تدريبية محلية أو التنسيق مع الشركات الصغيرة الأخرى للقيام بتدريب جماعي. إذا كان لابد من معاقبة الموظف لانتهاكه قاعدة قانونية أو أخلاقية ، فيمكن للموارد البشرية الاحتفاظ بسجل للإجراء الذي تم اتخاذه وما إذا كان الموظف قد تلقى أي تعليم متابعة.يمكن أن يحميك هذا إذا قام أحد الموظفين بمقاضاتك بسبب التمييز أو ادعاء مشابه وجادل بأنك لم تفعل شيئًا لتصحيح المشكلة.

التشاور مع الفريق القانوني

إذا كان لشركتك الصغيرة موارد توظيف محدودة ، ففكر في تعيين محامٍ لديه خبرة في الموارد البشرية ، يمكنه تفسير القانون وتنفيذه. إذا لم يكن لديك محامٍ في قسم الموارد البشرية ، فلا ينبغي تكليف قسم الموارد البشرية بالترجمة الفورية أو مواكبة القانون. بدلاً من ذلك ، فكر في الاستعانة بمحامٍ أو استشارة محامٍ محلي ووضعها على وكيل حتى تتمكن من مراجعة مستندات الموارد البشرية بانتظام. يجب مراجعة كل سياسة موارد بشرية جديدة من قبل محامٍ.