معايير جيدة لاستخدامها عند تكبد نفقات العمل للسفر

غالبًا ما يكون السفر التجاري جزءًا حيويًا من المتطلبات التشغيلية للشركة. يمكن أن تصبح باهظة الثمن أيضًا. تتطلب إدارة النفقات التي يمكن أن تخرج بسهولة عن السيطرة سياسات وإرشادات جيدة. يحتاج الموظفون إلى معايير فيما يتعلق بما يمكن وما لا يمكن إنفاقه بالإضافة إلى حدود نفقات السفر والفنادق. مع وجود السياسات المعمول بها ، يمكن للمديرين تحقيق رقابة أفضل قبل أن يبدأ السفر.

معلمات السكن

إذا لم تقل خلاف ذلك ، فقد يذهب الموظف للحصول على أفضل أماكن الإقامة المتاحة. بعد كل شيء ، إنه يغادر المنزل للقيام بأعمال الشركة - لماذا لا يستمتع بالأفضل؟ يمكنك إبقاء موظفيك مرتاحين ومنتجين عن طريق تحديد أنواع الفنادق مثل سلاسل الفنادق التجارية متوسطة المستوى بشكل مثالي في نطاق 89 دولارًا إلى 149 دولارًا لكل ليلة.

على الرغم من أنك لا تريد أن تكون ضيقًا جدًا ، نظرًا لأن بعض المدن بها تكاليف فنادق أعلى من غيرها ، فلا حرج في تحديد توقع لفندق أعمال ذي أسعار معقولة. تقدم العديد من الشركات قائمة بسلاسل الفنادق المفضلة. غالبًا ما تلبي هذه السلاسل احتياجات المسافرين من رجال الأعمال وتتضمن إنترنت لاسلكيًا مجانيًا ووجبات إفطار خفيفة في سعر الغرفة.

تكاليف الوجبة

يجب أن يتوقع الموظفون الذين يسافرون طوال الليل أو لفترة أطول سداد تكاليف الوجبة ، ولكن هناك حدود إنفاق معقولة. لدى العديد من الشركات إرشادات حول المبلغ الذي يمكن أن ينفقه الموظف لكل وجبة. اسمح لموظفيك بتناول عشاء لطيف ، لكن لا حرج في القول إن 25 دولارًا للشخص الواحد هو الحد الأقصى.

وبالمثل ، لأسباب تتعلق بالتكاليف وأحيانًا لأسباب أخلاقية ومعنوية ، ترفض الشركات تعويض المشروبات الكحولية في وجبات الموظفين. تأخذ بعض الشركات هذه الخطوة إلى الأمام وتعتبر أن تناول المشروبات الكحولية على الغداء انتهاك لسياسة الموارد البشرية والتزام. أيضًا ، يجب ألا يتوقع الموظفون الذين يسافرون خلال يوم عمل ولكن بدون إقامة ليلة واحدة وجبات طعام على الشركة ما لم تسمح لهم مسبقًا بذلك.

وسائل الترفيه

يُعد الترفيه عن العملاء وآفاق المبيعات تكلفة مشروعة لممارسة الأعمال التجارية. في العديد من الصناعات ، يعد الخروج لتناول المشروبات أو العشاء جزءًا من كيفية إنجاز الأعمال. بعض الشركات أيضا شركات تذاكر السفر والسفر لعملائها. ومع ذلك ، بدون إشراف ، يمكن أن تخرج هذه التكاليف بسهولة عن السيطرة.

يجب عليك وضع سياسات واضحة بشأن شراء الوجبات والمشروبات عند السفر ، بما في ذلك إرشادات حول المبلغ الذي يمكن إنفاقه لكل شخص والأماكن التي تعتبرها شركتك غير مناسبة - مثل نوادي التعري أو الكازينوهات.

تذاكر الطيران

يمكن أن يكون السفر بالطائرة من أكثر النفقات التي يتم التحكم فيها. يمكن أن يؤدي شراء التذاكر مبكرًا ، والقيام برحلات مع فترات توقف ، والذهاب مع شركة الطيران التي تقدم أقل سعر بدلاً من تفضيل شركة طيران معينة إلى توفير كبير في التكلفة. يحتاج الموظفون الذين يحجزون تذاكر الطيران الخاصة بهم إلى معرفة توقعاتك حول كيفية شراء تذاكرهم.

يمكنك ممارسة الرقابة من خلال مطالبة الموظفين بالحصول على موافقة إدارية قبل الشراء. يطلب بعض المديرين من الموظفين طباعة قائمة بالعديد من تذاكر الطيران للمسار من موقع إلكتروني للسفر بخصم على الإنترنت لمعرفة أن الموظفين يختارون الأسعار الأنسب.

رقابة شاملة

لتبسيط العملية وتخفيف العبء عن الموظفين وتحقيق رقابة أقوى على التكلفة ، غالبًا ما تختار الشركات تركيز حجوزات السفر الخاصة بها. لديك خياران لهذا - إحضاره إلى المنزل أو استخدم وكالة سفر أعمال.

إن وجود شخص أو شخصين في المنزل يرتبون جميع تذاكر الطيران والفنادق وتأجير السيارات يجعل الأمور تحت إشراف المديرين الدقيق. إذا كان ذلك مرهقًا جدًا أو استخدامًا سيئًا لوقت موظفيك ، فهناك وكالات سفر متخصصة في مساعدة الشركات في العثور على أفضل الصفقات لسفر العمل. قبل إجراء عمليات الشراء ، تقوم الوكالة بإرسال بريد إلكتروني إلى المدير المناسب للحصول على إذن. في بعض الحالات ، يكون أداء الشركات أفضل بالاعتماد على خبرة البحث عن الصفقات للمهنيين.