كيفية إدخال معلومات الدُفعات في QuickBooks

بينما تساعد QuickBooks رواد الأعمال على توفير الوقت في مهام المحاسبة ، فإن إعداد عملاء وأقسام ومنتجات وبائعين جدد على تثبيت QuickBooks جديد يستغرق وقتًا طويلاً. إذا كان تطبيق المحاسبة السابق الخاص بك يدعم تصدير البيانات إلى ملف Excel CSV ، أو إذا كنت تستخدم Excel للاحتفاظ بكتبك ، فيمكنك استخدام جداول البيانات لإدخال المعلومات في QuickBooks على دفعات ، وبالتالي توفر على نفسك الكثير من الوقت مقابل إدخال السجلات واحدًا تلو الآخر. زمن.

إنشاء ورقة استيراد العملاء لـ QuickBooks

1

افتح Microsoft Excel وأنشئ مصنفًا جديدًا فارغًا. انقر فوق "ملف" ، ثم "حفظ" على شريط الشريط وحفظ الملف باسم "عملاء QuickBooks" أو شيء مشابه.

2

انقر فوق علامة التبويب "الورقة 1" في الجزء السفلي من نافذة Excel. بدءًا من العمود "A" ، أدخل العناوين التالية في الصف "1" من جدول البيانات في "Sheet1" الخاص به:

اسم الشركة السيد / السيدة. الاسم الأول الأوسط الأول اسم العائلة المعروض بالشارع 1 الشارع 2 المدينة الولاية الرمز البريدي الهاتف الفاكس الهاتف البديل رقم حساب البريد الإلكتروني

3

انقر فوق "ملف" على شريط الشريط ، ثم "حفظ" لحفظ التغييرات في المصنف.

4

افتح ملف Excel CSV أو XLS أو XLSX الذي يحتوي على بيانات لعملائك. انقر وحدد عنوان العمود - مثل "أ" أو "ب" أو "ج" - الذي يحتوي على اسم الشركة أو النشاط التجاري لعملائك. يقوم Excel بتحديد وتمييز جميع الخلايا في العمود. اضغط على "Ctrl-C" لنسخ البيانات إلى الحافظة ، ثم تصغير نافذة Excel للعودة إلى الأخرى التي تعرض ملف "العملاء" الجديد الذي أنشأته للاستخدام مع QuickBooks.

5

انقر فوق الخلية الموجودة في الصف "2" من العمود "A" أو الخلية "A2" أسفل عنوان العملاء مباشرةً. اضغط على "Ctrl-V" للصق جميع أسماء الشركات من جدول البيانات الآخر في العمود "A" من جدول بيانات QuickBooks الجديد.

6

انسخ والصق حقول التحية من العمود في ملف CSV أو جدول بيانات Excel المحفوظ في "السيد / السيدة". العمود - العمود "B" - في جدول البيانات الجديد لـ QuickBooks.

7

قم بنسخ ولصق الأعمدة من ملف CSV أو ملف جدول بيانات قديم في الأعمدة المقابلة في جدول بيانات العملاء الذي أنشأته لـ QuickBooks. إذا كان جدول البيانات الأصلي الخاص بك لا يحتوي على بيانات لجميع الأعمدة الـ 16 في جدول بيانات العملاء الجديد ، فلا تقلق بشأن ذلك لأنه يمكنك إدخال أي معلومات مفقودة يدويًا في QuickBooks إذا لزم الأمر.

8

احفظ ملف العملاء في Excel بعد نسخ جميع البيانات ولصقها من جدول البيانات الأصلي ، ثم أغلق Excel.

استيراد قائمة عملاء الدُفعة إلى QuickBooks

1

قم بتشغيل QuickBooks ، ثم انقر فوق "ملف | المرافق | استيراد | ملفات Excel | استيراد متقدم ".

2

انقر فوق الزر "استعراض" في نافذة "استيراد ملف". انتقل إلى ملف "customers.xlsx" - أو "Customers.xls" إذا كنت تستخدم إصدارًا أقدم من Excel - وقم بتمييز اسم الملف. انقر فوق الزر "فتح" لتحديد الملف والعودة إلى نافذة "استيراد ملف".

3

انقر على القائمة المنسدلة "تحديد ورقة" وحدد "ورقة 1". انقر لتمكين الخيار "يحتوي ملف البيانات هذا على صفوف رؤوس".

4

انقر على القائمة المنسدلة "إضافة أو تحديد تعيين" وحدد "إضافة جديد". تفتح نافذة جديدة وتعرض الرؤوس من ملف "customers.xlsx". تظهر رؤوس الأعمدة في جدول البيانات بجوار حقول تعيين QuickBooks المقابلة لها.

5

انقر فوق الزر "موافق" ، ثم "استيراد". يقوم QuickBooks باستيراد البيانات وإضافة العملاء من الملف إلى ملف قاعدة بيانات الشركة.