هل من الأخلاقي تسجيل المعاملات مباشرة في حسابات دفتر الأستاذ العام؟

يلعب دفتر الأستاذ العام دورًا مهمًا في عملية المحاسبة. تستخدم معظم الشركات نظام محاسبة مالية ثنائي الإدخال حيث يتم تسجيل المعاملات أولاً في مجلة عامة ولاحقًا في دفتر الأستاذ العام. قد يكون من الأسهل ببساطة تسجيل المعاملات مباشرة في دفتر الأستاذ العام ، وبالتالي تمرير حوالي نصف الأعمال الورقية النموذجية اللازمة لتسجيل القضايا المحاسبية. ومع ذلك ، قد يؤدي هذا إلى بعض المشاكل الأخلاقية.

GAAP

من المتوقع عمومًا أن يتبع المحاسبون والشركات مجموعة المبادئ التوجيهية المعروفة باسم مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا - أو GAAP. هذه المبادئ واسعة النطاق إلى حد ما ولا ينبغي بالضرورة اعتبارها مجموعة من القواعد التي يجب على الشركات والمحاسبين اتباعها. ومع ذلك ، فإن حقيقة أن هذه المبادئ التوجيهية مقبولة عادة في مجتمع الأعمال تعني أن الانحراف عنها يمكن اعتباره غير أخلاقي. إن طريقة القيد المزدوج للمحاسبة هي في صميم مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً وهي أساسية للأخلاق في عالم المحاسبة المالية.

دفتر الأستاذ العام

الغرض الأساسي من دفتر الأستاذ العام هو تسجيل وتصنيف المعلومات الموجودة في المجلة العامة. تحتفظ المجلة العامة بحساب زمني لكل معاملة مالية تحدث ولكنها لا تفصلها عادة إلى أنواع مختلفة من المعاملات. بدلاً من ذلك ، يحدث هذا في إدخالات دفتر الأستاذ العام. قد يؤدي تجاوز المجلة العامة إلى عدم الدقة إذا تم التغاضي عن التسلسل الزمني للمعاملات. عادة ما تتم إدخالات دفتر اليومية العامة في وقت المعاملة أو بعد ذلك بوقت قصير. قد يتطلب إدخال المعاملات في دفتر الأستاذ العام لاحقًا التخمين أو قد يكون خاطئًا بسبب الذاكرة الخاطئة. يتعارض التخمين والمضاربة مع مبادئ المحاسبة الأساسية ، في حين أن الدقة في التسجيل أمر أساسي لتلك المبادئ.

صحة

أحد أسباب إجراء كلا الإدخالين عادةً هو ضمان الدقة. يمكن أن يكون تسجيل إدخال دفتر اليومية العام أولاً أسرع ثم العودة لاحقًا للقيام بدفتر الأستاذ العام. يتطلب الانتقال مباشرة إلى دفتر الأستاذ العام في كل مرة تركيزًا ودقة أكبر. يمكن أن يؤدي ارتكاب خطأ واحد هنا إلى التخلص من رصيد حسابك بالكامل ودفع عالمك المالي إلى الانبهار. قد يتسبب هذا أيضًا في إغراء "التلاعب" بالأرقام بحيث تتطابق مع سجلاتك المالية الأخرى. هذا النوع من التبذير بالأرقام يعتبر أيضًا غير أخلاقي من قبل أولئك الموجودين في عالم المحاسبة.

إدخالات

هناك قلق أخلاقي آخر محتمل ينشأ من نظام الإدخال الفردي وهو أنه في كثير من الأحيان ، يتحكم شخص واحد فقط في المعاملات المالية والمدخلات التي يتم تسجيلها. بدون وجود نظام من الضوابط والتوازنات لضمان دقة الدخول ، قد يكون من الممكن جعل الأرقام تقول ما تريد أن تقوله. لذلك ، إذا كان ذلك ممكنًا ، اجعل دائمًا كاتب حسابات أو سكرتير مسؤولاً عن مجموعة واحدة من الإدخالات وشخص آخر عن الآخر. سيساعد هذا في الحفاظ على نزاهة نظامك المحاسبي وتجنب أي انتهاكات أخلاقية.