عمليات إدارة العقود الناجحة

تشمل إدارة العقود جميع جوانب التحقق من متطلبات الشركة ، والعثور على مورد ، وشراء المنتجات والخدمات المقابلة ، والتحقق من عمليات التسليم. تعتبر بعض العمليات حيوية بالنسبة لك لتتمكن من إدارة العقد بنجاح. تضمن هذه العمليات الرئيسية أن العناصر التي يقدمها المورد الخاص بك تفي بالاحتياجات التي حددتها قبل التفاوض على العقد وتقديم طلب الشراء.

تحديد الاحتياجات

أنت تصدر عقودًا لأن شركتك لديها احتياجات محددة حددها الموظفون. تتمثل إحدى العمليات الأساسية لإدارة العقود الناجحة في توضيح ما هو مطلوب بالضبط وما يجب على المورد تقديمه. الدقة في هذه المرحلة من إدارة العقود تزيد من احتمال إتمام العقد بنجاح عندما تتسلم المواد المطلوبة.

كتابة المواصفات

بمجرد أن تكون لديك فكرة واضحة عما تحتاجه شركتك ، يجب عليك وضعها في نموذج يمكن للموردين المحتملين فهمه وإضافة أوقات التسليم المطلوبة والمعايير المعمول بها وشروط الدفع وأي شروط وأحكام أخرى تستخدمها شركتك عادةً. ينتج عن عملية المواصفات وثائق تتيح لك التحقق من إكمال المورد للعقد.

تحديد الموردين

تخبر المواصفات الموردين بما تريد منهم تقديمه. لعملية تقديم العطاءات التنافسية ، تحتاج إلى ثلاثة موردين على الأقل. بالنسبة للمشاريع الكبيرة ، قد ترغب في تأهيل الموردين مسبقًا عن طريق إرسال ملخص للمواصفات ومطالبة الشركات بالإشارة إلى ما إذا كانت مهتمة بتقديم العطاءات. تتيح لك هذه العملية التأكد من حصولك على ثلاثة عروض على الأقل.

تثبيت الطلب

قبل تقديم الطلب ، يجب عليك تقييم العطاءات واختيار السعر الأقل مع استيفاء المواصفات. في بعض الأحيان ، يتضمن ذلك التفاوض على توضيحات إذا كانت الأسعار أو إجابات مقدمي العطاءات غير واضحة. بمجرد اختيار العطاء الفائز ، يمكنك إصدار أمر الشراء بناءً على المواصفات الخاصة بك.

الالتزام

تعتبر مرحلة تنفيذ العقد أمرًا بالغ الأهمية لإدارة العقود الناجحة. تتمثل العملية الرئيسية في التأكد من أن المورد يعمل وفقًا للعقد والمواصفات. قد تضطر إلى زيارة مرافق المورد والمورد لفحص التقدم أو قد تكون قادرًا على الحكم على الامتثال بناءً على الوثائق المقدمة. المفتاح هو ضمان الامتثال أثناء تنفيذ المورد للعقد وعدم الانتظار حتى يتحقق التسليم.

دفع

تتطلب العقود أحيانًا دفع جزء من المبلغ أثناء التقدم في العمل ، أو قد تحدد الدفع بعد التسليم. في كلتا الحالتين ، يكون بعض المدفوعات مستحقة عادةً بعد انتهاء عمل العقد. عليك التحقق من أن المورد قد أكمل جميع الأعمال وفقًا للمواصفات واستيفاء جميع متطلباته قبل الموافقة على الدفعة النهائية.

مراجعة

تقوم الشركات عادة بمراجعة العقد مع الموظفين الذين طلبوا المواد وأولئك الذين يستخدمونها. في هذا الاستعراض ، يمكنك الحصول على مدخلات حول ما نجح في إدارة العقود وأين يمكن تحسينها. قد تتطلب المشاكل الجوهرية إجراءات إضافية.