كيفية إعداد المحاسبة للأعمال الصغيرة

يمكن أن يكون بدء مشروع صغير بسيطًا مثل تسجيل اسم تجاري وبيع خدمة أو منتج. على الرغم من أن التفاصيل المحددة حول ترخيص الأعمال وتشكيلات الكيانات تختلف باختلاف الولاية والصناعة ، إلا أن هناك عملية مشتركة واحدة مطلوبة من قبل جميع الشركات وهي نظام محاسبة. نظام المحاسبة هو عبارة عن تجميع للمعاملات النقدية التي يتم إدخالها في دفتر الأستاذ الذي يتم استخدامه لتسجيل السجلات المالية.

1

اختر البرنامج المحدد الذي ستستخدمه لإعداد نظام المحاسبة الخاص بك. يأتي برنامج المحاسبة مثل QuickBooks أو Peachtree مع مخططات حسابات محددة مسبقًا لمختلف الصناعات. لا يحتوي برنامج جداول البيانات مثل Microsoft Excel أو Open Office Calc على مخطط حسابات مضمن ، لذلك يجب عليك إنشاء واحد يدويًا.

2

راجع نموذج عملك واحتياجات إعداد تقارير البيانات المالية للمساعدة في العثور على مخطط الحسابات الأنسب. مخطط الحسابات هو قائمة الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. يمكن لمستخدمي برنامج جداول البيانات الحصول على نموذج مخطط للحسابات من www.netmba.com. بعد إنشاء دليل الحسابات ، ضع في اعتبارك ترقيم الحسابات. على الرغم من أن الترقيم ليس مطلوبًا ، إلا أنه يخدم غرضًا ، وهو مساعدتك في تحديد موقع الحسابات بسرعة وسهولة. إذا اخترت تعيين أرقام لمخطط الحسابات ، فانتقل إلى الخطوة الثالثة ، وإلا انتقل إلى الخطوة الرابعة.

3

قم بتعيين سلسلة من 1000 لكل نوع حساب. على سبيل المثال ، يمكن أن تتراوح الأصول من 1000 إلى 1999 ، ويمكن أن تتراوح الالتزامات من 2000 إلى 2999 ، ويمكن أن تتراوح حقوق الملكية من 3000 إلى 3999. ويمثل الرقم الأول في مخطط الحسابات نوع الحساب ويمكن أن يمثل كل رقم بعد أي نمط تختاره.

4

قم بإنشاء أمر الشراء وقوالب الفاتورة. سيجد مستخدمو برامج المحاسبة قوالب داخل البرنامج. يمكن لمستخدمي جداول البيانات تنزيل مجموعة متنوعة من القوالب من الشركة المصنعة للبرنامج. يجب أن تتضمن الفواتير التاريخ ، أو المعلومات التجارية ، أو معلومات العميل ، أو المبلغ المستحق ، أو شروط الدفع أو تاريخ الاستحقاق ، ووصف الخدمات أو السلع المقدمة. ابدأ في استخدام أوامر الشراء لمشترياتك وفواتيرك لتسجيل مبيعات العملاء.

5

اختر طريقة محاسبية - عادة إما نقدًا أو على أساس الاستحقاق. تتطلب محاسبة الطريقة النقدية من المستخدمين تسجيل الدخل المستلم والمصروفات عند الدفع. تسجل محاسبة طريقة الاستحقاق الدخل عند اكتسابها والمصروفات عند تكبدها. نظرًا لبساطة حفظ السجلات وإدخال البيانات ، فإن معظم الشركات الصغيرة تقدم تقارير باستخدام المحاسبة على أساس نقدي ؛ ومع ذلك ، يمكن للوكيل المسجل مساعدتك في تحديد الطريقة التي تناسب احتياجاتك المحاسبية والضريبية.

6

سجل معاملاتك في نظام المحاسبة باستخدام الكشوف والفواتير المصرفية. يجب أن تقلل المصروفات والمشتريات من رصيد البنك. يجب أن يزيد الدخل والقروض من أرصدة البنوك.