كيفية تدوين ملاحظات جيدة في اجتماع عمل

السياسات الجديدة والتغييرات في السياسة الحالية والإعلانات المهمة تكمل الاجتماع النموذجي للشركات الصغيرة. غالبًا ما تؤدي المناقشات المتعلقة بالأهداف والعمليات إلى تبادل مفتوح للأفكار والحلول ، مما يجعل تدوين الملاحظات أمرًا صعبًا في أفضل الأحوال لأولئك غير المستعدين. أداة يدوية للرجوع إليها والإحالة في المستقبل ، توفر ملاحظات الاجتماع سجلاً للموضوعات التي يتم تناولها خلال اجتماعات الفريق والشركات. يتطلب تدوين الملاحظات الجيدة في اجتماع العمل الاهتمام الدقيق بالتفاصيل والإعداد المناسب.

1

اختر أسلوبًا لتدوين الملاحظات. تمثل المخططات والخرائط الذهنية عددًا قليلاً من الخيارات المتاحة لتدوين الملاحظات بكفاءة. تضع المخططات التفصيلية الموضوعات الرئيسية للاجتماع على يسار الصفحة أثناء وضع مسافة بادئة لمواصفات ونقاط المناقشة المتعلقة بهذا الموضوع. تستخدم الخرائط الذهنية الإشارات المرئية لربط الأفكار والمناقشات والأفكار. ارسم خرائط ذهنية عن طريق الدوران أو استخدام قلم تمييز لتلوين عناوين الموضوعات الرئيسية. ربط الملاحظات بموضوع عن طريق رسم خطوط إليه. على طول السطور ، ضع ملاحظات إضافية تتعلق بالعلاقة بين الموضوع الرئيسي والملاحظات.

2

استعد بشكل صحيح. مراجعة جدول أعمال الاجتماع في وقت مبكر. بناءً على طريقة تدوين الملاحظات المفضلة لديك ، قم بإعداد مسودة للمخطط التفصيلي أو الخريطة الذهنية. من جدول الأعمال ، ضع قائمة بنقاط الحوار الرئيسية ، بما في ذلك اسم المقدم ومنصبه. اكتب تاريخ ووقت ومكان الاجتماع في أعلى الصفحة.

3

انتبه. خلال الاجتماع ، حاول تسجيل المعلومات الأساسية. امتنع عن محاولة تسجيل كل كلمة. ضع علامات الاستفهام بجوار المجالات التي تتطلب مزيدًا من البحث ، وقم بالتحقيق في المفهوم بشكل أكبر إذا لزم الأمر بعد الاجتماع. عندما تفتح الأرضية للأسئلة ، اتبع ملاحظاتك وقم بتوصيل المعلومات المفيدة التي تسمعها.

4

راجع الملاحظات. بعد الاجتماع ، توضيح المفاهيم والموضوعات التي تتطلب المزيد من البحث. أضف ملاحظات إضافية بناءً على ذكرياتك ، وتابع مع المقدمين بشأن أي معلومات أخرى مطلوبة لضمان فهم المواد التي تمت تغطيتها في الاجتماع.