6 أشياء تحتاج لمعرفتها حول كشوف المرتبات

يمكن أن يؤدي عدم تنفيذ مهام كشوف المرتبات بشكل مناسب إلى عقوبات من الوكالات الحكومية القائمة بالإدارة. تختلف واجبات الرواتب حسب صاحب العمل. بشكل عام ، تشمل تطبيق قوانين العمل والضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية. من خلال معرفة بعض الأشياء المهمة حول كشوف المرتبات ، فإنك تقلل من احتمالية الأخطاء والعقوبات.

الموظف المعفى مقابل غير المعفى

يحدد قانون معايير العمل العادلة المتطلبات الفيدرالية للموظفين المعفيين ، الذين يتم استبعادهم من أحكام قانون العمل الإضافي. يتم تصنيف الموظفين غير المستبعدين على أنهم غير معفيين ويتأهلون للعمل الإضافي إذا عملوا أكثر من 40 ساعة في الأسبوع. يمكن أن يتسبب التصنيف غير المناسب للموظفين المعفيين وغير المعفيين في عدم تلقي الموظف المصنف بشكل خاطئ أجر العمل الإضافي الذي يحق له. عادة ما يكون الموظفون الذين يتقاضون رواتب معفيين وعادة ما يكون العمال بالساعة غير معفيين ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. أيضًا ، لدى بعض الدول معاييرها الخاصة لحالة الإعفاء.

الموظف مقابل المقاول المستقل

في بيان صحفي صدر عام 2012 ، قالت وزارة العمل الأمريكية إن سوء تصنيف الموظفين يمثل مشكلة متنامية. في عام 2011 ، تم تحصيل أكثر من 5 ملايين دولار كأجور متأخرة من قبل موظفين صُنفوا خطأً كمقاولين مستقلين. يمكن أن يؤدي تصنيف الموظف بشكل غير صحيح كمقاول مستقل إلى عدم حصول الموظف على مزايا معينة ، مثل العمل الإضافي والإجازة العائلية والطبية والتأمين ضد البطالة. وفقًا لدائرة الإيرادات الداخلية ، فإن المتعاقد المستقل هو شخص يعمل لحسابه الخاص. توجد علاقة بين صاحب العمل والموظف إذا كان صاحب العمل يتحكم في كيفية إنجاز العمل والعمل الذي سيتم تنفيذه. الموظف يدفع من خلال كشوف المرتبات ؛ المقاول المستقل ليس كذلك.

إجراءات التوظيف الجديدة

يُطلب من أصحاب العمل إجراء تقارير توظيف جديدة مع وكالة حكومية معينة بعد فترة وجيزة من تعيين الموظفين. يجب عليهم التحقق من أن الموظفين مسموح لهم قانونًا بالعمل في الدولة ومنحهم النماذج الضريبية اللازمة لإكمالها. يتضمن ذلك نموذج W-4 لاستقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية ، وإذا أمكن ، نموذج استقطاع الضرائب للولاية. بدون النموذج ، يصعب على أصحاب العمل حجب ضرائب الموظفين بدقة. تتطلب عملية الإبلاغ عن الاستئجار الجديدة من أصحاب العمل تقديم معلومات أساسية عن صاحب العمل والموظف إلى وكالة الدولة. يساعد هذا وكالة إنفاذ إعالة الطفل على إصدار أوامر حجب إعالة الطفل بشكل فعال.

دفع الأجور

يعد فهم قوانين الحد الأدنى للأجور الفيدرالية والولائية أمرًا حيويًا لمعالجة كشوف المرتبات. بعض الولايات لديها حد أدنى للأجور أعلى مما يتطلبه القانون الفيدرالي ؛ إذا كان الأمر كذلك ، يتم تطبيق المعدل الأعلى. تنطبق قوانين الحد الأدنى للأجور أيضًا على العمال الذين يتلقون إكرامية ومعفاة. تتطلب بعض الولايات فترات راحة مدفوعة الأجر وتضع قوانين يوم الدفع التي تتطلب من أصحاب العمل دفع رواتب الموظفين في وقت معين. إن معرفة قوانين الراتب النهائي أمر مهم لأنها تصف كيفية التعامل مع دفع رواتب الموظفين المنتهية خدمتهم.

الضرائب على المرتبات

يتم تقسيم ضرائب العمل إلى مسؤوليات صاحب العمل والموظف. بصفتك صاحب عمل ، فأنت مسؤول عن حجب ودفع ضرائب الموظفين الفيدرالية - والقابلة للتطبيق على مستوى الولاية والمحلية - بالإضافة إلى دفع الجزء الخاص بك. يجب عليك أيضًا إجراء تقارير ضريبية مع الوكالة المعنية. قد يتم تطبيق عقوبات مدنية وجنائية إذا لم تمتثل.

حفظ السجلات

تتطلب FLSA من أصحاب العمل الاحتفاظ بسجلات معينة للموظفين المعفيين وغير المعفيين ؛ كلاهما له متطلبات منفصلة. تحدد FLSA أيضًا مدة الاحتفاظ بالسجلات وأين يجب الاحتفاظ بها. تتضمن المستندات عقود العمل وبطاقات الوقت والسجلات التي توضح الخصومات والإضافات على الأجور. قد يكون لدى الدولة متطلبات حفظ السجلات أيضًا.

الاعتبارات

قوانين الرواتب عرضة للتغيير ، لذا احترس من التغييرات التي تؤثر على العام الحالي والقادم. هناك جوانب أكثر لكشوف المرتبات ، مثل توظيف أفراد الأسرة ، وجداول دفع الرواتب ، ومتطلبات فترة الغداء ، وحسابات ضريبة المزايا قبل الضريبة ، ومراجعة كشوف المرتبات ، ومتطلبات كعب الراتب ، وضبط الوقت ، وتسوية كشوف المرتبات ، وحجز الأجور. في حالة الشك ، اتصل بالوكالة القائمة بالإدارة أو مستشار الرواتب.