استخدام البريد الإلكتروني في اتصالات الأعمال
عندما يتعلق الأمر بممارسة الأعمال التجارية ، فإن البريد الإلكتروني هو ملك الاتصالات - لكن هذا لا يعني أنه مناسب في كل شكل وفي كل موقف. يخبر البريد الإلكتروني المصقول والمكتوب جيدًا الكثير عن أسلوب عملك ، في حين أن البريد الإلكتروني غير الواضح المكتوب بشكل سيئ يمكن أن يسبب الارتباك والمشاكل التي تؤدي إلى ضياع الوقت والإنتاجية. والأسوأ من ذلك أنه قد يضر بسمعتك.
هل البريد الإلكتروني مناسب؟
يتضمن جزء من استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال في إعداد الأعمال معرفة متى يكون من المناسب إرسال بريد إلكتروني ومتى لا يكون كذلك. قبل أن تبدأ الكتابة ، ضع في اعتبارك ما إذا كانت المناقشة وجهًا لوجه أو المكالمة الهاتفية ستكون أسهل على المدى الطويل. قد ترغب في اختيار أحد هذه الخيارات إذا كانت رسالتك طويلة ومعقدة ، أو إذا كانت المعلومات المراد نقلها سرية ، أو إذا كان من الممكن إساءة فهم نغمة بريدك الإلكتروني بسهولة.
سطور الموضوع الفعالة
يبدو سطر موضوع البريد الإلكتروني وكأنه رمي ، ومع ذلك فهو أي شيء آخر. يجب أن يكون سطر الموضوع محددًا ، خاصةً إذا كان يشير إلى تاريخ اجتماع أو موعد نهائي. إن سطر الموضوع المكون من كلمة واحدة ، مثل "لمعلوماتك" أو "سؤال" ، لا ينقل ما تحتاج إليه أو عندما تحتاج إليه. كن محددًا قدر الإمكان - فكر فقط في عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتلقاها الشخص في اليوم.
تريد التأكد من أن المستلم يرى سطر الموضوع الخاص بك ويفهم أنه بريد إلكتروني يتطلب اهتمامًا فوريًا.
طمنيني عليكي
إذا كانت لديك رسالة طويلة جدًا لنقلها إلى مستلم بريدك الإلكتروني ، ففكر في إجراء مكالمة هاتفية. خلاف ذلك ، احتفظ بها في صلب الموضوع. يتضمن ذلك إبقاء جملك قصيرة وسهلة الفهم.
ملاحظة: فقط لأنك تريد أن تكون موجزًا لا يعني أنه يجب عليك استخدام اختصار شائع ، مثل "bc" لـ "because" أو "U" لـ "You". كن محترفًا ، وتهجى كل الكلمات بشكل مناسب.
إضرب النغمة المناسبة
من السهل جدًا إساءة فهم نغمة البريد الإلكتروني - فقط فكر في كل الأوقات التي اعتقدت فيها أن شخصًا ما يشير إلى شيء ما وقح بعض الشيء ، لكنهم في الحقيقة لم يقصدوا أي شيء به. في الاتصالات التجارية ، حافظ على الرسمية ، حتى إذا كانت لديك علاقة شخصية مع الشخص. يخطئ في جانب التهذيب ، باستخدام علامات الترقيم الصحيحة ، وفي كثير من الحالات ، تخطي الرموز التعبيرية.
إذا كنت محبطًا أو غاضبًا بعد تلقي بريد إلكتروني ، فخذ بعض الوقت قبل الرد. عندما تتفاعل بطريقة سلبية ، يمكن أن تظهر هذه النغمة - وهذا قد يسبب مشاكل في المستقبل. لا تستخدم كل الأحرف الكبيرة في اتصالات العمل ، لأنها تظهر كما لو كنت تصرخ بطريقة غير مهنية.
بصفته المستلم
لا يقتصر الاستخدام السليم للبريد الإلكتروني كتواصل تجاري على المرسل فقط. عند التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، قم بدورك للتواصل بشكل فعال. لا تترك المرسل معلقًا ؛ حتى إذا لم تتمكن من كتابة رد مطول على رسالة بريد إلكتروني ، فقم بتدوين ملاحظة على الأقل تتيح للمرسل معرفة أنك تلقيتها وتخطط للرد قريبًا.
