كيفية إنشاء جدول أعمال أسبوعي للشركة

تتطلب إدارة مشروع تجاري ناجح التخطيط والتعاون الشخصي والمساءلة والتركيز. إن معالجة مجالات المشكلات والأفكار وإعادة التأكيد على أهداف الشركة طويلة الأجل بطريقة منظمة ستساعد في تعزيز مناخ عمل أكثر إنتاجية. يمكن أن تكون اجتماعات الشركة الأسبوعية ، عند إدارتها بشكل صحيح ، أداة فعالة تلهم تغييرات إيجابية وموجهة نحو الهدف مع توفير وسيلة لإعادة النظر في المبادرات الجارية. يعد إنشاء جدول أعمال عملية حاسمة ستحدد في النهاية اتجاه وموضوع المناقشة في كل اجتماع للشركة.

1

قم بإنشاء أو الحصول على قالب مستند "دقائق" باستخدام برنامج معالجة الكلمات. يجب أن تتضمن وثيقة المحضر الأشخاص الحاضرين في الاجتماع وتاريخ الاجتماع والموضوعات التي تمت مناقشتها والقضايا التي تم حلها والقضايا التي تحتاج إلى مزيد من الدراسة. سيساعدك وجود مستند من أعضاء الفريق في كل اجتماع على صياغة جداول أعمال الاجتماعات المستقبلية مع تقليل الوقت الضائع في معالجة الأعمال القديمة أو التي تم حلها مسبقًا.

2

اكتب أوامر العمل الجديدة التي يجب معالجتها في الاجتماع الأسبوعي الأول. اجمع معلومات الموضوع الضرورية من كل قسم. يمكن أن تتضمن المعلومات ذات الصلة تقارير مرحلية ووثائق تدفق العمل ، على سبيل المثال.

3

حدد مدة الاجتماع والمشاركين والمواضيع الملحة. تقدير الوقت اللازم لمناقشة كل موضوع. تجنب حشر عدة مواضيع في الاجتماع لأن ذلك قد يقلل من فعالية الاجتماع.

4

قم بإنشاء جدول أعمال الاجتماع باستخدام برنامج معالجة الكلمات. يجب أن يتضمن جدول الأعمال عنوانًا لكل موضوع ، ولمحات عامة عن المهام ، والتفاصيل ، وتخصيصات الوقت ، والأشخاص الذين يرأسون كل موضوع. اعتمادًا على مدى تعقيد الموضوعات والإدارات المعنية ، فكر في إحالة مسؤولية إنشاء موضوعات جدول الأعمال إلى الأشخاص المعنيين الذين يرأسون كل مهمة. قم بتجميع تفاصيل الموضوع ونظرات عامة من كل قسم في جدول أعمال الاجتماع.

5

توفير نسخ من جدول أعمال الاجتماع لجميع الأشخاص الذين حضروا الاجتماع قبل الاجتماع. تأكد من إتاحة الوقت الكافي لكل حاضر للتحضير للاجتماع.

6

عقد الاجتماع في الوقت المحدد والحفاظ على المناقشات حول الموضوع. حاول معالجة جميع موضوعات جدول الأعمال في الأطوال الزمنية المخصصة لها.

7

وجه الشخص الذي يدون المحضر لتسجيل الموضوعات التي تمت مناقشتها ونتائج الاجتماع بالإضافة إلى ملاحظة أي مواضيع لم يتم تناولها أو حلها أثناء الاجتماع.

8

قم بتوفير نسخ من محضر الاجتماع للأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع. كما هو موضح في الخطوة 1 ، استخدم محضر الاجتماع السابق للمساعدة في صياغة جدول أعمال الاجتماع الأسبوع المقبل.